Comunicarea este esențială pentru succesul oricărei organizații. Acesta este un fel de „sistem circulator” al oricărei întreprinderi. Directori de succes, manageri de top și profesioniști competenți au obținut succes în mare parte datorită abilităților de comunicare. Modul de consolidare și dezvoltare simultană a comunicării interpersonale, de grup și organizaționale va fi descris în detaliu în articolul nostru.
Proces de comunicare - ce este?
Comunicarea este o procedură de schimb de informații, pe baza căreia managerul dobândește informațiile necesare pentru luarea unor decizii eficiente, precum și de asemenea aduce deciziile luate angajaților întreprinderii. În cazul unei performanțe slabe de comunicare, deciziile se pot dovedi a fi eronate. Oamenii nu vor înțelege bine ce cer autoritățile de la ei, iar acest lucru este plin de o ruptură a relațiilor interumane. Eficacitatea proceselor de comunicare este adesea determinată decalitatea deciziilor și modul în care acestea vor fi implementate în viitor.
Informația joacă un rol deosebit în implementarea comunicării interpersonale și organizaționale. Acesta este rezultatul comunicării, manifestarea externă a procedurii comunicative. Informația ocupă un loc special în comportamentul verbal al unei persoane. Trece de la un subiect la altul. În același timp, indivizi, grupuri sau organizații întregi pot acționa ca subiecți aici.
Comunicarea se poate face prin transmiterea de idei, opinii, abilități, fapte, percepții sau senzații. Necesită obținerea răspunsului dorit ca răspuns. În același timp, trebuie avut în vedere faptul că sistemul de comunicare și informare organizațională sunt fenomene diferite, deși sunt interconectate. Astfel, comunicarea nu este doar ceea ce se transmite, ci și modul în care se transmite acest „ceva”. Informațiile sunt doar o parte integrantă a procesului de comunicare.
Sistem de comunicare organizațional
Comunicarea este un proces în care două sau mai multe persoane fac schimb de anumite informații. Scopul principal al comunicării organizaționale este de a obține o înțelegere a informațiilor care trebuie schimbate. La urma urmei, însuși faptul schimbului nu garantează succesul procedurii implementate.
Sistemul de comunicare organizațională este format din mai multe subiecte:
- expeditor - o persoană care generează o idee sau selectează informații pentru transmitere;
- canal - un mijloc de transmitere a unui set de informații;
- destinatar - persoana care primește informația și o interpretează;
- mesaje - informații directe codificate într-o serie de caractere specifice.
Expeditorul și destinatarul sunt cele două entități principale. În timpul procesului de comunicare, ei trec prin mai multe etape interdependente. Sarcina lor este să compună un mesaj și să folosească un canal pentru a-l transmite în așa fel încât ambele părți să interpreteze ideea originală în același mod. Aceasta este o sarcină destul de dificilă, deoarece fiecare pas suplimentar poate distorsiona sensul ideii.
Cele patru etape ale comunicării interpersonale și organizaționale arată astfel:
- generarea unei idei;
- codificare și selectarea canalului de transmitere a informațiilor dorit;
- transmitere de informații;
- decodare.
Puțin mai multe despre fiecare pas.
Elemente de comunicare
Adesea, procedura de comunicare poate dura doar câteva secunde și, prin urmare, este destul de dificil să evidențiem etapele specifice ale acesteia. Cu toate acestea, sociologii au identificat și analizat patru etape principale ale procesului de comunicare.
Prima etapă se numește generarea de idei. Comunicarea organizațională este o procedură care începe cu formularea anumitor informații. Expeditorul rezolvă problema prin livrarea unui mesaj. Adesea, astfel de încercări eșuează deja în prima etapă, deoarece expeditorul nu petrece suficient timp gândindu-se la idee.
Mulți experți subliniază importanța, chiar și cea predominantăvaloarea primei etape. „Nu începe să vorbești înainte de a începe să gândești”, a spus odată Jefferson Davis, un erou al Războiului Civil American. Ar trebui să vă gândiți întotdeauna la ideea pe care doriți să o transmiteți destinatarului. Trebuie să fii sigur de relevanța și adecvarea acestei idei, precum și de situația și scopul specific.
Al doilea pas se numește codificare și selectare a canalului. Cultura organizațională a comunicării necesită reformularea ideii pe care emițătorul dorește să o transmită în anumite simboluri. Pot fi cuvinte, gesturi, intonații sau altceva. Este codarea care transformă o idee într-un mesaj complet.
Pentru a transmite bine ideea, expeditorul trebuie să aleagă un canal compatibil cu tipul de caractere care sunt folosite pentru codare. Cele mai cunoscute sunt vorbirea, scrierea și diverse tipuri de medii electronice: înregistrări video, e-mail, computere etc. Transmiterea materialului nu este posibilă dacă canalul nu este potrivit pentru forma fizică a caracterelor selectate. De asemenea, trebuie remarcat faptul că eficiența proceselor de comunicare poate fi redusă dacă canalul nu se potrivește cu ideea dezvoltată în prima etapă.
A treia etapă a procedurii de comunicare interpersonală, de grup sau organizațională este transmiterea directă a informațiilor. Expeditorul folosește canalul pentru a livra mesajul - ideea codificată este transmisă fizic.
În sfârșit, ultimul pas se numește decodare. Receptorul traduce caracterele primite compuse de expeditor înpropriile gânduri. Finalizarea comunicării este legată de formularea ideii de către cei doi subiecți ai procesului.
Tipuri de comunicare
Comunicarea organizațională este un proces larg și foarte voluminos, care conține multe elemente diferite. Conform celei mai frecvente clasificări, procedura comunicativă este împărțită în internă și externă. Procesul extern este interacțiunea dintre organizație și mediul extern. În plus, factorii externi influențează puternic activitățile organizației.
Afacerile folosesc o varietate de mijloace pentru a comunica cu componentele mediului lor extern. Consumatorii potențiali existenți primesc informațiile necesare prin publicitate sau prin alte mijloace de promovare a bunurilor. De o importanță capitală aici este o anumită imagine care constituie imaginea organizațională.
Al doilea tip de comunicare se numește internă. Acestea sunt legături intra-organizaționale între diferite niveluri și departamente. Ele pot fi formale sau informale.
Legăturile formale de comunicare sunt fenomene determinate de structura organizatorică a întreprinderii, de relația dintre nivelurile de conducere și unitățile funcționale. Comunicările informale sunt așa-numitul „canal de zvonuri”. Zvonurile nu sunt întotdeauna considerate informații inexacte. Studiile arată că peste 80% dintre zvonurile organizaționale au o bază de evenimente foarte reală și bine întemeiată.
Comunicarea organizațională este cel mai larg sistem de canale informale. Acestea pot include următoarele tipuri de informații:
- schimbarea structurii organizatorice;
- promoții și transferuri viitoare;
- detalii despre disputele organizaționale;
- reduceri de producție viitoare;
- întâlniri informale etc.
Conform unei alte clasificări, structura comunicării organizaționale este formată pe niveluri. Deci, procesele de transfer de informații pot fi implementate pe verticală - adică pot fi descendetoare și ascendente. Grupul descendent de procese informaționale este transferul de informații de la un nivel superior la unul inferior - de exemplu, atunci când un angajat este întrebat despre sarcini, priorități, rezultate dorite etc. Comunicările ascendente sunt efectuate sub formă de propuneri, rapoarte., note explicative etc.
De asemenea, ar trebui să evidențiați procesele de comunicare între departamente, dintre grupul de lucru și autorități, reprezentanții sindicatelor și conducerea etc.
Tipuri de bariere de comunicare
Eficacitatea unei culturi organizaționale a comunicării poate fi semnificativ redusă din cauza așa-numitelor bariere - bariere interpersonale. La nivel de sistem, acestea sunt împărțite în mai multe tipuri.
Prima barieră se poate datora condițiilor perceptuale. Sarcina unui manager sau a oricărui alt reprezentant al structurii de conducere este de a înțelege esența percepției, de a determina „realitatea pentru individ”. Se știe că oamenii reacționează nu la fenomene reale din mediul lor, ci lamoduri de a percepe aceste fenomene. Înțelegând factorii care afectează percepția, multe bariere pot fi depășite.
Cel mai comun exemplu de barieră perceptivă este conflictul dintre câmpurile de activitate ale receptorului și ale emițătorului. Aceeași informații pot fi interpretate în moduri diferite în funcție de experiența lor. Oamenii pot primi informații selectiv, ținând cont de interesele, opiniile, cerințele și starea emoțională.
Următoarea barieră de comunicare organizațională se numește semantică. Semantica este știința de a folosi cuvinte și de a le da sens. Adesea, anumite cuvinte duc la neînțelegeri, deoarece își pot schimba sensul în funcție de context.
Barierele non-verbale sunt al treilea grup de bariere de comunicare. Vorbim despre orice caracter, cu excepția cuvintelor. Acesta este un zâmbet, o față încordată, sprâncene încruntate, contact vizual și multe altele. Deosebit de importantă aici este intonația - cum exact sunt pronunțate cuvintele. Una și aceeași frază i se poate da un caracter diferit, o conotație emoțională inegală.
Feedbackul ineficient este al patrulea factor problematic în comunicarea organizațională. Toată lumea știe valoarea măcar a unei reacții la mesajul trimis. În caz contrar, una dintre părți va considera comunicarea eșuată.
Rezolvarea problemelor în sistemul de comunicare organizațional
În prezent, au fost dezvoltate mai multe strategii pentrudepășiți în mod eficient barierele de comunicare și îmbunătățiți eficiența comunicării la nivelul angajaților organizației.
În primul rând, conducerea întreprinderii ar trebui să acorde atenție dezvoltării abilităților de comunicare ale angajaților lor. Cea mai populară metodă de interacțiune între subiecți este ascultarea activă. Sensul acestei tehnici constă în capacitatea ascultătorului de a-l ajuta pe vorbitor să spună exact ceea ce a intenționat să transmită inițial. Există mai multe principii ale ascultării active:
- puneți întrebări, dar nu întrerupeți vorbitorul;
- dispune-ți interlocutorul, formează o atmosferă prietenoasă și caldă;
- aveți răbdare și evitați conflictele în timpul fazei de învățare;
- demonstrează simpatie și interes față de interlocutor;
- încercați să neutralizați distragerile, evitați interferențele din exterior.
În al doilea rând, șefii trebuie să-și clarifice propriile dorințe și idei înainte de a le transmite. Este necesar să se gândească și să analizeze în mod regulat problemele și problemele care trebuie făcute obiect de transmisie.
Comunicarea organizațională eficientă poate fi realizată prin utilizarea unor tehnici precum oferirea de feedback, „privirea din exterior”, susceptibilitatea la potențiale probleme etc.
Comunicare interpersonală
Orice formă de comunicare organizațională va fi considerată de succes numai dacă elementele sale principale se dovedesc a fi formate calitativ -fenomene de comunicare interpersonală. Cum să proiectați corect comunicarea între două sau mai multe subiecți? Pentru a începe, există câteva principii de reținut:
- ireversibilitatea distrugerii a ceea ce a fost spus sau trimis;
- feedback ca o condiție indispensabilă a procesului de comunicare;
- ireversibilitatea și inevitabilitatea comunicării interpersonale în societate.
Există trei forme principale de comunicare. Acesta este un dialog, monolog și polilog binecunoscut. Aceasta din urmă formă joacă un rol special în construirea unei forme organizaționale de comunicare.
Moduri de optimizare a proceselor de comunicare
Acordați o atenție deosebită feedback-ului. Este un element esențial al comunicării organizaționale. Rolul acestei componente nu poate fi subestimat. Este răspunsul care face ca procesul de comunicare să fie cel mai calitativ și mai eficient.
Rețineți că feedbackul trebuie să fie în timp util și structurat clar. Ar trebui să conțină un mesaj original parafrazat și o serie de întrebări clarificatoare. Nu este de dorit să se evalueze mesajul original - atât negativ, cât și pozitiv.
Cea mai obișnuită și de încredere modalitate de a obține feedback este de a pune întrebări. Cel mai adesea, ele sunt necesare pentru a compara mesajul primit cu ceea ce destinatarul a dorit inițial să audă. Același lucru este valabil și pentru expeditor: acesta poate adresa întrebări suplimentare destinatarului pentru a compara materialul trimis cu ceea ce trebuia inițial formulat.
Pentrugestionarea eficientă a comunicării organizaționale, este necesar să se încerce dezvoltarea abilităților de comunicare tehnică ale angajaților - și anume scrierea de memorii, utilizarea faxului, e-mailului etc.
Sistemele de management și o cultură a comunicării trebuie să fie clar stabilite. Organizațiile moderne pot folosi „linii fierbinți” de tip corporativ – atunci când angajații pot folosi schimbul de informații în orice moment, pot pune întrebări clarificatoare, își pot exprima gândurile și judecățile de valoare, organizează picnicuri comune, excursii etc. Toate acestea sunt exemple informale de comunicare organizațională..
Deci, există destul de multe modalități de a îmbunătăți eficiența comunicării organizaționale. În același timp, o întrebare rămâne relevantă: de ce sunt necesare procedurile de schimb de date și comunicare? Ce semnificație au și ce semnificație poartă? Să încercăm să ne dăm seama mai departe.
Importanța comunicării în procesul organizațional
Perioada modernă în dezvoltarea proceselor de comunicare ne permite să evaluăm acest fenomen ca un produs determinat de nevoile producției sociale. Factorii tradiționali, cum ar fi forța de muncă, pământul și capitalul, vor funcționa numai dacă procedurile de schimb de date și comunicare sunt utilizate în mod eficient.
Comunicarea este înțeleasă ca un sistem de transfer de informații și răspuns. Este vorba despre schimbul de cunoștințe, proprietate intelectuală, diverse tipuri de informații etc. Procedura de specializare a activităților de comunicare managerială este evidențiată înun tip special de serviciu profesional, al cărui scop este formarea eficientă și dezvoltarea competentă a tuturor tipurilor de capital organizațional. Acest obiectiv poate fi atins numai prin utilizarea unor tehnologii, instrumente, metode și mecanisme speciale de transmitere a informațiilor.
Se știe că fără comunicare nu există comunicare, iar fără comunicare nu se poate pune problema existenței vreunui grup. Astfel, comunicarea este o condiție definitorie pentru dezvoltarea grupului și a vieții acestuia.
Toate comunicările pot fi împărțite în două grupuri: formale și informale. Prima grupă include elemente de tipul prescris, adică cele care au loc în procesul de control. Tipurile de comunicare informală au o pondere mai mică. Ele apar spontan și cel mai adesea nu sunt discutate. În același timp, fiecare angajat este conștient de faptul că există.
Un manager sau alt lider trebuie să stăpânească bine mijloacele de comunicare. Responsabilitățile sale includ utilizarea corectă a instrumentelor primite în procesul de comunicare, depășirea barierelor și barierelor.
Comportamentul organizațional al comunicării este acela de a transmite informații managerilor și deciziile către executanți. Fără procese de comunicare este imposibil să se construiască o organizație, precum și să se asigure coordonarea activității umane.
Astfel, procedura de transfer de informații ajută în orice: vă permite să asigurați o legătură între o anumită organizație și mediul extern, să vă organizațiinteracțiunea tuturor funcțiilor de management și coerența deciziilor luate.
Tipuri de rețele de comunicații
Când vorbim despre sistemul de comunicare organizațională, este necesar să evidențiem conceptul de rețea de comunicare. Două unități organizaționale conectate printr-o linie se numesc canal. În momentul transferului de informații, un canal poate lega două sau mai multe unități organizaționale. Acesta este modul în care se formează o rețea de informații - o întâmplare destul de comună pentru orice organizație.
Rețelele sunt deschise și închise. Cele deschise nu au bariere în calea fluxului de informații prin canalele disponibile. Acesta, de exemplu, este un „lanț” - o conexiune liniară pentru transferul de informații. „Lanțul” este eficient pentru operațiuni repetitive, de rutină, dar nu este potrivit pentru a lucra în condiții în continuă schimbare. O schemă similară este „Roata”. Toate informațiile vor ajunge mai devreme sau mai târziu la angajatul care ocupă o poziție centrală.
Rețelele închise sunt limitate în ceea ce privește diseminarea informațiilor. Sunt folosite de organizațiile care păstrează secrete comerciale.
