Optimizarea proceselor: metode și obiective

2024 Autor: Angel Austin | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 05:39

Orice proces, orice întreprindere și orice organizație depășește diverse etape în cursul muncii, al căror rezultat final, într-un fel sau altul, este atingerea scopului principal. În dorința lor de a-și atinge principalele priorități, care erau inițial apanajul întregului complex (producție, comerț, educație, logistică etc.), managerii caută cele mai promițătoare și prioritare opțiuni pentru implementarea sarcinilor lor. Sistemul de management existent își pierde mai devreme sau mai târziu nivelul de calificare pe fondul noilor dezvoltări, noilor implementări, schimbări inovatoare în dezvoltarea unei anumite industrii. De aceea, șefii de întreprinderi și organizații sunt bine conștienți de importanța și semnificația necesității de a ține pasul cu vremurile și de a ține pasul cu specificul procesului de dezvoltare în continuă transformare și îmbunătățire a unui anumit segment. Activități. Fie că este vorba de comerț, producție, industrie, educație, logistică - în orice caz, mai devreme sau mai târziu, este necesar să se recurgă la optimizarea organizatorică sau tehnologică a proceselor de management la o anumită întreprindere.

Concept

Optimizarea oricărui proces este un set de metode și modalități eficiente de îmbunătățire a fluxului tocmai a acestui proces pentru a obține un rezultat mai rapid, mai optim și mai bun. Adică optimizarea este un concept care înseamnă o creștere a eficienței, un sinonim pentru cuvântul „îmbunătățire”. Pentru a clarifica sensul acestei definiții, este necesar să urmăriți caracteristicile optimizării pe un exemplu specific.

Să spunem că angajații departamentului fabricii de confecții lucrează împreună la locul lor, mergând în schimburi șase zile pe săptămână și lucrând nouă ore. Productivitatea muncii lor scade considerabil la sfârșitul după-amiezii, iar performanța lor devine mai puțin productivă spre sfârșitul săptămânii, când capacitățile fizice ale lucrătorilor se usucă. În consecință, volumul muncii efectuate de aceștia scade, calitatea performanței sale se înrăutățește, drept urmare cererea de produse fabricate scade și, după aceasta, nivelul general al veniturilor fabricii de confecții. Un manager cu gândire rațională, care supraveghează direct acești angajați, observând o astfel de tendință negativă, ar trebui să ia imediat măsuri pentru optimizarea procesului de producție. Pentru a face acest lucru, el trebuie să elaboreze un plan pentru a îmbunătăți eficiența muncii la acest loc de producție și asigurați-vă că ține cont de toate nuanțele care însoțesc procesul. Lade exemplu, este necesar să se calculeze care vor fi costurile întreprinderii dacă o a treia persoană este scoasă să ajute muncitorii sau dacă fetelor li se oferă să lucreze în ture cu creșterea orelor de zi și scăderea numărului de ieșiri pe lună. Deci, punând o a treia persoană în asistente de croitoreasă, va fi posibil să se realizeze o creștere a vitezei și a volumului de lucru efectuat cu o treime. Și dacă economisiți din salariul unui al treilea angajat și scoateți două fete în ture în fiecare două zile, în weekend vor avea ocazia să-și câștige putere și să muncească mult mai mult și mai repede în zilele lucrătoare.

Și așa este în orice segment al industriei - problemele emergente în procesul de funcționare a oricărei întreprinderi necesită eliminarea lor obligatorie prin întocmirea unui plan de acțiune specific care vizează optimizarea fluxului de lucru în ansamblu.

Obiective și obiective

Ca orice procedură aplicată de conducerea unei întreprinderi sau organizații în cursul activităților directe ale acestora (fie că este o instituție bugetară de învățământ, o societate comercială sau un complex industrial), un program de creștere a capacității de producție este vizând în mod necesar atingerea unor scopuri şi obiective specifice. Optimizarea proceselor într-o întreprindere din orice domeniu sectorial de activitate se caracterizează prin principalele puncte cheie:

• creșterea productivității companiei;
• îmbunătățirea calității serviciilor pentru potențiali clienți și vizitatori;
• îmbunătățirea competitivității piețeiservicii furnizate;
• modernizarea proceselor fundamentale ale ciclului de producție;
• creșterea profitabilității firmei;
• evaluarea raportului dintre forța de muncă și resursele fizice existente și costul întreținerii acestora;
• extinderea afacerii (dacă este necesar).

Bineînțeles, scopul principal și peremptoriu al oricărei companii care operează pe bază comercială va fi obținerea de profit. În consecință, sarcinile și obiectivele de optimizare a proceselor de gestionare a activităților comerciale de afaceri vor fi orientate exclusiv spre creșterea eficienței capacităților de producție și creșterea vânzărilor.

Când vine vorba de structura bugetului, aici se pune accent pe îmbunătățirea calității muncii angajaților din cadrul organizației în sine. De exemplu, optimizarea procesului educațional sau optimizarea complexului educațional (preșcolar, școlar, universitar) în ansamblu ar trebui să vizeze îmbunătățirea metodelor de predare, atragerea doar a specialiștilor și profesorilor de în altă calificare, modificarea structurii curriculum-ului specificul predării pentru a maximiza rentabilitatea elevilor. Aici, scopul este de a face procesul de învățare mai ușor, mai simplu, mai clar pentru elevi, dar, în același timp, factorul de eficiență ar trebui să rămână la același nivel sau chiar să crească.

Metode

Este de la sine înțeles că pentru a atinge scopurile și obiectivele stabilite, este mai întâi necesar să se dezvolte un set de activități relevante careva contribui direct la obţinerea rezultatului dorit în final. Pentru aceasta se dezvoltă metode adecvate de optimizare a proceselor la diferite niveluri. Cu alte cuvinte, pentru a realiza ceea ce îți dorești, trebuie să te gândești la modalități prin care poate fi obținut acest lucru dorit.

Bineînțeles, în funcție de direcția de activitate a unei anumite întreprinderi sau organizații, metodele de optimizare a proceselor de lucru în fiecare companie anume diferă. Dar, în general, modalități diferite de îmbunătățire a eficienței în funcționarea companiilor din diferite structuri industriale sunt încă vizate către aceleași domenii prioritare în dezvoltare.

• Metoda excluderii - prevede eliminarea acelor factori externi și interni de reproducere care acționează ca obstacole și obstacole și împiedică compania să-și crească profitabilitatea.
• Metoda de simplificare - presupune reducerea nivelului de complexitate în structura procesului de producție (vânzări, educație, logistică) prin dispersarea cantității principale de muncă în segmente și secțiuni separate.
• Metoda de standardizare - caracterizată prin introducerea de noi programe, tehnologii inovatoare, tehnici, produse, componente și etape fundamental diferite în promovarea fluxului de lucru.
• Metoda de reducere se datorează necesității de a reduce producția, resursele, forța de muncă, costurile de rezervă, financiare.
• Metoda de accelerare - prevede necesitatea reducerii pierderilor de timp, precum si introducerea unei paraleleinginerie, simulare, proiectare rapidă a mostrelor și automatizare a fluxului de lucru.
• Metoda de schimbare - cele mai eșuate domenii care încetinesc procesul de producție trebuie înlocuite cu altele fundamental noi, eficiente și eficiente. Materialele de proastă calitate ar trebui înlocuite cu un produs bun, o tehnică ineficientă ar trebui înlocuită cu un aparat operațional eficient etc.
• Metoda de interacțiune - toată munca la întreprindere ar trebui să fie efectuată într-o echipă bine coordonată, unită printr-un singur scop și idee. Interacțiunea angajaților la diferite niveluri de subordonare ierarhică și munca productivă comună va ajuta la realizarea scopurilor și obiectivelor care sunt stabilite pentru personalul în ansamblu.

Pentru a înțelege cum puteți realiza optimizarea sistemelor și proceselor în cele mai prioritare domenii de activitate, este necesar să ne oprim asupra fiecăruia dintre ele mai detaliat.

În control

Luarea deciziilor este cea mai importantă componentă a complexului de management din orice întreprindere, fie că este vorba de producție, de comerț sau de buget. Orice optimizare a proceselor din organizatie presupune cumva implicarea factorului uman. Modul în care va fi construit procesul de lucru și modul în care resursele umane vor interacționa în acest proces determină productivitatea companiei în ansamblu. Managementul bine conceput și capacitatea de a implementa metode eficiente de funcționare în procesul de management în ansamblu nu vor optimiza doarstructura relațiilor dintre angajați, dar și pentru creșterea profitabilității întreprinderii în ansamblu.

Așadar, ce metode pot fi folosite pentru a obține productivitatea managementului ca instrument principal pentru gestionarea unei întreprinderi?

• Asigurarea unei gestionabilități ușoare - cu cât se formează mai simplă structura de interacțiune și subordonarea ierarhică a unor angajați față de alții, cu atât mai rapid și mai fructuos toate procesele vor decurge în ansamblu.
• Introducerea de noi propuneri de creștere a indicatorilor de calitate ai produselor fabricate într-un sistem de management existent.
• Asistență în reducerea unui astfel de indicator precum dependența întreprinderii de componenta umană - adică trecerea la sistemele automate de muncă.
• Stabilirea obligatorie a controlului asupra rezultatelor întreprinderii, precum și o analiză ulterioară a profitabilității acesteia, pe baza evaluării unor factori specifici.
• Minimizarea costurilor și a cheltuielilor în acele segmente în care este cel mai rațional.
• Diviziunea planificată și logică a responsabilităților și a atribuțiilor respective între departamentele funcționale ale companiei.
• Efectuarea unei verificări totale pentru repetarea acelorași sarcini îndeplinite de diferite departamente pentru a evita distribuirea irațională a timpului de lucru și a responsabilităților funcționale.

Care este obiectivul principal al optimizării proceselor de management? Faptul că un plan de acţiune pentru introducerea metodelor productive şieliminarea activităților ineficiente vă permite să reduceți costurile companiei în ansamblu, fără a aduce atingere intereselor angajaților.

În producție

Regula fundamentală a unei întreprinderi profitabile și a unei producții eficiente este de a crește diferența dintre costul de fabricație a unui produs și prețul de vânzare al acestuia. Adică, dacă vorbim în mod specific despre o întreprindere de producție, atunci scopul întregului lucru aici este să ne asigurăm că prețul produsului final justifică costurile asociate producției sale. Și cu cât diferența dintre costuri și cost este mai mare, cu atât se consideră producția mai profitabilă și productivă (desigur, în cazul în care prețul unei unități a produsului finit este mai mare decât costurile necesare pentru fabricarea acestuia).

Cum este posibil să optimizați procesele de producție? Ce metode sunt folosite pentru a-i crește eficacitatea?

• Restructurarea sistemului de contabilitate a costurilor este o componentă fundamentală și principală a procesului de optimizare. Doar o abordare competentă și corectă a recalificării și redistribuirii costurilor poate aduce producția la un nou nivel.
• Calculul și analiza costului curent de producție - vorbim despre calculul costului materiilor prime, salariile angajaților întreprinderii, plata serviciilor de utilități, amortizarea echipamentelor etc.
• Transformarea ciclului de producție - identificarea momentelor critice din ciclul de producție și eliminarea factorilor care împiedică procesul.
• Modernizareechipamente - înlocuirea echipamentelor de lucru vechi, complet amortizate cu echipamente tehnice noi, va face posibilă creșterea eficienței producției de mai multe ori.
• Creșterea capacității de producție - extinderea producției servește drept bază pentru creșterea profitabilității întreprinderii pe baza achiziției de noi oportunități.
• Automatizarea fluxului de lucru - Prin reducerea costului plății salariilor personalului suplimentar angajat, conducerea unei fabrici de producție are posibilitatea de a economisi o sumă semnificativă de bani.
• Identificarea listei optime de materii prime achiziționate - o analiză a stocurilor cu adevărat necesare, care sunt achiziționate de întreprindere pentru producerea produsului finit, ajută la identificarea exclusiv a zonelor prioritare (loturile cele mai vândute) și concentrează-te asupra lor.
• Reducerea la minimum a deșeurilor - pentru a optimiza costurile, este necesar să folosiți materiale reciclabile, să folosiți instalații de reciclare, să nu aruncați deșeurile care sunt destul de potrivite pentru reciclare și reutilizare.
• Construirea propriei stații electrice - marile întreprinderi cheltuiesc sume uriașe de bani pentru aprovizionarea cu energie a atelierelor. Construirea propriei centrale electrice de distribuție va face posibilă reducerea acestor costuri la minimum. Cu toate acestea, trebuie remarcat faptul că astfel de oportunități sunt inerente numai producătorilor mari.

În comerț

Întreprinderile comerciale, precum și întreprinderile de producție, se străduiesc să-și sporeascăeficienta pentru a atrage investitii mari si a creste profitul net din vanzari. Optimizarea afacerilor comerciale se manifestă în principal în următorii pași metodologici:

• organizarea corectă a planificării;
• prognoză și cercetare de piață;
• ocupând nișa potrivită pe piața de bunuri și servicii;
• identificarea nevoilor unui potențial cumpărător;
• înlocuirea furnizorilor neprofitabili cu furnizori cu prioritate mai mare;
• cumpărați exclusiv bunuri cu rambursare;
• stimulare suplimentară a cererii (publicitate);
• extindere a gamei de produse (extrem de rațional);
• preț corect;
• îmbunătățirea marketingului și a vânzărilor de produse.

Întreprinderea comercială, ca nicio alta, are ca scop în primul rând să facă bani și să facă profit. Prin urmare, optimizarea proceselor de vânzare are drept scop direct creșterea profitabilității unei companii comerciale.

În pedagogie

Instituțiile de învățământ preșcolar și grădinițele, fiind instituții bugetare, suferă de metode conservatoare de desfășurare a procesului educațional nu mai puțin puternic decât structurile nestatale. Aici, profesorii trebuie să lucreze nu cu produse materiale ale producției finale, ci cu cunoștințele, abilitățile și abilitățile pe care le pot și ar trebui să le pună în mintea tinerei generații. Nivelul de cunoștințe pe care sistemul educațional pedagogic actual îl oferă astăzi este reglementat în mod firescGOST-urile existente și regulile prescrise. Dar cât de eficientă este predarea de astăzi? Și de ce depinde creșterea eficienței procesului pedagogic?

Optimizarea activităților educaționale vizează adesea:

• activarea canalelor de percepție - acceptarea de către copii a informațiilor specifice și asimilarea activă a acesteia;
• dezvoltarea unui set de măsuri pentru a atrage atenția sporită a copiilor asupra procesului educațional și a învățării de noi abilități;
• introducerea celor mai noi metode de educație care sporesc implicarea copiilor în procesul educațional;
• folosind exemple vizuale pentru a consolida rapid informațiile primite și capacitatea de a gândi asociativ;
• folosirea testării operaționale;
• copii care participă la pregătirea directă a unor aspecte ale lecției;
• gestionare eficientă a timpului.

Printre altele, optimizarea muncii educatoarelor din grădinițe se realizează prin îmbunătățirea constantă a calificărilor, completarea propriilor cunoștințe cu cele mai noi idei și specificul predării în instituțiile preșcolare. Doar un profesor competent și calificat poate pune informații în dezvoltarea copiilor în mod corect, inteligibil și corect. Și acesta, la rândul său, este scopul principal al oricărei grădinițe.

În educație

Nu mai puțin ridicate sunt cerințele pentru optimizarea proceselor educaționale ale învățământului școlar și postșcolar. Profesorii din școlile de învățământ general și profesorii universitari au nevoie de recertificare și mai frecventă decât profesorii din instituțiile preșcolare. Cesunt aspectele fundamentale ale optimizării activităților profesorilor și lectorilor în sala de clasă?

• Lucrați la asigurarea percepției primare corecte a materialului educațional - pentru ca elevii (elevii) să fie interesați de materialul prezentat de profesor, acesta din urmă trebuie să muncească din greu și să se gândească la modul de îmbunătățire a prezentării unui subiect nou. La urma urmei, gradul de implicare a elevului în procesul de lucru este cel care determină modul în care va învăța el materialul în viitor.
• Asimilarea cunoștințelor dobândite - simpla capacitate de a transmite subiectul lecției către publicul prelegerii nu este suficientă pentru ca cunoștințele să prindă rădăcini în mintea studenților. Prin urmare, profesorul (profesorul) este obligat să-și construiască exercițiile practice cu demonstrarea obligatorie a exemplelor ușoare, simple și de înțeles. Acest lucru crește considerabil capacitatea elevilor de a-și aminti noile informații primite.
• Aplicarea abilităților dobândite - desfășurarea de tot felul de experimente în ateliere sau teme pentru acasă sub forma aplicării creative a cunoștințelor dobândite este considerată o tehnică eficientă în optimizarea etapei fixative în însușirea temei.

Scopul principal al optimizării procesului educațional este prezentarea de calitate a materialului de către profesor și utilizarea optimă a abilităților acestuia pentru a crește eficiența asimilării de către elevi a informațiilor noi.

În logistică

Marile centre logistice implicate în transport, transportul mărfurilor și comunicarea cu contractanții necesită, de asemenea, măsuri obligatorii pentru optimizarea proceselor logistice. Ea ce faceregizat?

• Planificarea operațiunilor pe baza raportului dintre timp și indicatori financiari, concentrându-se pe motto-ul „timpul este bani”.
• Utilizarea activă a celor mai recente tehnologii informaționale - utilizarea laptopurilor compacte și a altor gadget-uri pentru a comunica cu transportatorii, expeditorii de marfă, clienții.
• Calcul sistematic al resurselor financiare și de muncă pentru transportul mărfurilor de la punctul A la punctul B, pe baza unei evaluări a rentabilității și rentabilității unui astfel de transport.
• Minimizarea riscurilor în timpul transportului de mărfuri, construirea unui sistem de depreciere în caz de deteriorare a mărfii din vina transportatorului sau expeditorului.
• Minimizarea riscului de deteriorare a mărfurilor din cauza condițiilor de temperatură sau de timp (achiziționarea de depozite frigorifice, respectarea regulilor de depozitare a mărfurilor sub formă de mărfuri perisabile).

În organizație

Optimizarea proceselor tehnologice este foarte strâns legată de munca organizată corespunzător la nivelul întreprinderii în ansamblu. Eficacitatea funcționării acesteia depinde de modul în care este construită structura organizatorică a companiei. Și pornind de la faptul că structura companiei se bazează în întregime pe angajați și îndatoririle pe care le îndeplinesc, cea mai importantă sarcină organizatorică a oricărei companii este optimizarea personalului. Acestea includ:

• reducerea costului angajatorului pentru a asigura activitatea de muncă;
• creșterea calificărilor efective ale angajaților;
• automatizarea muncii - înlocuirea muncii fizice cu mașină;
• scăparea de angajații ineficienți - reducerea personalului;
• îmbunătățirea sistemului de management al personalului.

Iată doar o scurtă listă a acelor puncte care sunt fundamentale în reorganizarea managementului personalului. Dar ele reflectă aspectele cheie care contribuie la atingerea obiectivului principal de optimizare a proceselor organizației în întreprindere - minimizarea costurilor.