Ce este o „întâlnire”? Cuvântul în sine provine de la „sfatul”, „veche” proto-slav. În acele vremuri străvechi, aleșii, de obicei cei mai înțelepți și mai experimentați reprezentanți ai societății, organizau întâlnirea. Scopul său era să discute un anumit subiect sau o problemă și să ia decizii care trebuiau fie să rezolve problema apărută, fie să reglementeze ordinea publică.
Dicționarul explicativ al lui V. D. Dmitriev dezvăluie semnificația cuvântului numit după cum urmează:
întâlnire
întâlnire n., s., folosit comp. adesea
Morfologie: (nu) ce? întâlniri, de ce? întâlnire, (vezi) ce? întâlnire, ce? întâlnire despre ce? despre întâlnire; ce? întâlniri, (nu) ce? întâlniri, de ce? întâlniri, (vezi) ce? întâlniri, ce? întâlniri despre ce? despre întâlniri
1. O întâlnire este o întâlnire a mai multor persoane pentru a discuta împreună probleme practice de afaceri.
Întâlnire scurtă, importantă. dimineaţă,întâlnire urgentă. O întâlnire a șefilor de departamente a fost programată pentru ora 10:00. O întâlnire a reprezentanților cercurilor de afaceri a avut loc la Moscova.
2. Reuniunea la nivel în alt din presă se numește o întâlnire oficială, de afaceri, a șefilor de stat.
3. În practica judiciară, o întâlnire se numește conversație închisă a juraților sau a judecătorilor, unde se stabilește forma sentinței pentru inculpat.
La sfârșitul dezbaterii, instanța sa retras pentru a delibera.
O întâlnire - o pierdere de timp sau un instrument eficient de lucru cu personalul? Cine decide cine, când și în ce scop va lua parte la întâlnire? Să încercăm să răspundem la aceste întrebări și la alte întrebări.
Scopul evenimentului
Întâlnirile au mai multe scopuri:
- În timpul acestuia are loc un schimb și transfer de informații. Vorbitorii își spun propria poveste, informând și educând restul participanților.
- În cadrul raportului și dezbaterii, toate situațiile sau procesele sunt evaluate de cei prezenți la ședință. Criteriile de evaluare sunt în curs de ajustare.
- Pentru un lider, o întâlnire poate înlocui toate procedurile de evaluare, deoarece comportamentul unui subordonat și reacțiile acestuia pot fi folosite pentru a judeca competența și implicarea acestuia.
- Ajustarea competentă a acțiunilor și adoptarea de decizii și măsuri eficiente.
Șeful decide
Cine va lua parte la întâlnire, frecvența și durata întâlnirilor, precum și care este scopul acestora, decide șeful.
Depinde de întrebarea sau problema care a cauzat necesitateaținând ședințe. De exemplu, directorul are nevoie de o decizie colegială - adoptarea bugetului. El trimite un e-mail tuturor angajaților care ar trebui să participe la întâlnire cu conținutul aproximativ:
- reprezentanți (listă de corespondență) vor participa la întâlnire, precum și personalul cheie dintr-o altă organizație parteneră;
- subiect - alocarea bugetului pentru perioada;
- loc - sală mare de ședințe;
- dată și oră - 11.10.2018, sâmbătă, începutul 13:00, sfârșitul 13:50;
- listă de puncte de pe ordinea de zi, responsabil pentru discurs, limită de timp pentru fiecare problemă din atașament.
Tipuri și tipuri de întâlniri
Întâlnirile sunt un instrument puternic de management. Printre acestea se disting:
- formal și informal;
- operațional, final, problematic;
- industrial, judiciar și așa mai departe;
- pe nivel: atelier, conducere, șefi de stat și altele asemenea;
- întâlniri închise și deschise;
- educativ, informativ, explicativ;
- după modalitatea de comunicare: participare directă la întâlnire, selector, videoconferință și așa mai departe.
Eficacitatea întâlnirii depinde de organizarea întâlnirilor. Ar trebui să țină cont de structura întreprinderii, de specificul interacțiunii angajaților, de metodele de comunicare, de angajarea fiecăruia dintre participanți, de necesitatea de a rezolva probleme și de relevanța acestora.
Operațional, final și problematic
Munca de succes în echipă înseamnă constantăinteracțiunea tuturor legăturilor cu primirea feedback-ului. Pentru a face acest lucru, de regulă, ședințele operaționale au loc la începutul zilei de lucru. „Violatorii”, „cinci minute”, „întâlniri cu planor”, „letuchki” - așa sunt numiți între ei.
La atelier vor participa angajații care sunt numiți de supervizorul imediat. Lista problemelor discutate este standard: rezultatele zilei trecute, stabilirea obiectivelor pentru astăzi și așa mai departe. Astfel de întâlniri sunt de scurtă durată. Acestea au loc în mod regulat, despre care toți participanții sunt anunțați în prealabil.
Întâlniri de încheiere sunt convocate pentru a discuta o cantitate mare de muncă. Ar putea fi:
- perioadă de timp: sezon, trimestru, domnie și așa mai departe;
- finalizarea planului, proiectului, sarcinii.
Se fac pregătiri meticuloase pentru astfel de întâlniri. Pentru a participa la întâlnirea cu privire la problema finală este invitată în prealabil. Participanții sunt numiți de lider. El precizează și lista materialelor necesare pentru o implementare cu succes. Timpul este reglementat atât pentru fiecare spectacol, cât și în general. Întâlnirea este înregistrată. Toți participanții trebuie să fie familiarizați cu conținutul protocolului.
Întâlnirile cu probleme se organizează la nevoie, de regulă, acestea sunt circumstanțe de forță majoră, situații neplanificate. Persoana responsabilă cu rezolvarea problemei vă invită să participați la ședința privind problema care a apărut. Participanții sunt numiți de lider. Timpul nu a fost stabilit. În urma întâlnirii, se face o soluție a problemei, se efectuează o analiză a cauzelor apariției,se face o listă de măsuri preventive. Înregistrarea este necesară.
Invitație
„Vă rugăm să participați la ședința pe tema…” - așa se citește de obicei textul scrisorii de invitație. În continuare, ar trebui să specificați subiectul principal, data, locul, ora de începere și de sfârșit a întâlnirii. Apoi enumerați problemele care vor fi ridicate în timpul întâlnirii. Și marcați persoanele responsabile pentru fiecare articol. Nu va fi de prisos să indicați timpul limită de intervenție pentru fiecare dintre întrebări. Întrebările sunt aranjate în ordinea importanței soluției.
Greșeli posibile la întâlnire
Toți cei care participă la întâlnire sunt responsabili pentru desfășurarea cu succes și eficientă a acesteia. Enumerăm greșelile tipice de participare, organizare și conduită:
- absență, inadecvare, inexactitate în formularea scopului întâlnirii;
- pregătire insuficientă;
- absență sau nerespectare a reglementărilor;
- formalizare, nu este nevoie de o întâlnire;
- Notificare intempestivă, timp insuficient pentru pregătire.
Scăderea eficienței întâlnirilor și întârzierea obișnuită.
Metode de implementare
Fiecare congregație are:
- Subiectul este scopul, problemele și problemele discutate.
- Ținta sunt cei care vor participa la întâlnire, oameni.
Alegerea metodei de conducere depinde de subiectul și obiectul. Le enumerăm pe cele principale:
- raport;
- schimbinformații sau opinii;
- brainstorming;
- discuție.
