În diferite domenii de activitate ale persoanelor fizice și juridice, se utilizează sistemul de clasificare a documentelor aprobat pe teritoriul Federației Ruse. Compilarea, depozitarea, circulația și utilizarea documentelor se realizează printr-o disciplină precum munca de birou. În acest articol vom studia toate aspectele sale. Luați în considerare conceptul și clasificarea documentelor, funcționalitatea acestora și alte aspecte ale problemei.
Munca de birou: prevederi generale
Pentru început, trebuie menționat că suportul documentației este un domeniu special de activitate, care constă în proiectarea, formarea, depozitarea și prelucrarea lucrărilor. De modul în care arată documentul și informațiile din acesta, de modul în care este implementată organizarea muncii cu acesta, depinde în mare măsură oportunitatea și corectitudinea luării uneia sau altei decizii de management, care are un anumit grad de importanță. Lucrările iau în considerare și reflectă activitățile întreprinderilor, companiilor, firmelor. În această conexiuneținerea evidenței servește ca prescripție a legii. În procesul de audit, în primul rând, acele documente care înregistrează activitățile companiei sunt supuse revizuirii.
Cadrul legislativ
Înainte de a analiza tipurile de documente și clasificarea acestora, este indicat să vă familiarizați cu cadrul legislativ. Astfel, Legea Federală, care reglementează informațiile și protecția acesteia, stabilește obligația de a documenta informațiile și definește o serie de setări de bază. Actul normativ denumit are, de asemenea, scopul de a reglementa relațiile apărute în dezvoltarea și utilizarea ulterioară a tehnologiilor informaționale. De menționat că documentația obligatorie este stabilită prin alte legi. În special, Codul civil al Federației Ruse stabilește cadrul legal pentru activități și procedura corespunzătoare pentru munca de birou. Codul fiscal al Federației Ruse stabilește documentele fiscale standard, care constituie, de asemenea, una dintre clasificările documentelor. Prin intermediul acestora se asigură contabilitatea activității comerciale a persoanelor fizice și organizațiilor, precum și oportunitatea deducerilor plăților de impozite și taxelor către bugetul de stat.
Pe lângă aceasta, legea actuală definește mostre de lucrări. Astfel, Codul civil al Federației Ruse prevede cerințe pentru conținutul și compoziția contractelor constitutive, acordurilor, cartelor și așa mai departe. Reglementările stabilesc formularele acelor documente care urmează să fie trimise prin diferitele metode folosite astăzi.
Clasificarea documentelor RF
Este de remarcat faptul că sistemul administrativ al muncii de birou al Federației Ruse include o clasificare de natură pe mai multe niveluri. Este recomandabil să o luați în considerare mai detaliat. Clasificarea principală a documentelor presupune prezența următoarelor componente:
- Documente organizatorice și administrative. Este recomandabil să includeți aici decizii, protocoale, instrucțiuni, charter, ordine, prevederi.
- Lucrări de referință și informare incluse în clasificarea documentelor cu caracter general. Vorbim despre certificate, memorandumuri, acte, telegrame, scrisori și așa mai departe.
- Potrivit personalului. Este important de reținut că această clasificare a documentelor include declarații, carnete de muncă, caracteristici, contracte, comenzi etc.
Se obișnuiește să se identifice astfel de forme de documente ca individuale, șablon și standard. Mostrele prezentate alcătuiesc clasificarea documentelor în funcție de scop.
Alte tipuri de documente
Merită să știți că documentele pot fi simple sau complexe în conținut. Clasificarea documentelor contabile la locul de acceptare presupune prezenta documentelor externe si interne. Judecând după origine, ei fac distincția între documentele personale și cele oficiale. În funcție de termenul de valabilitate, se obișnuiește să se clasifice titlurile de valoare în cele permanente, precum și mai mult sau mai puțin de 10 ani. În conformitate cu semnul de publicitate, a fost adoptată o clasificare specială a documentelor de reglementare, implicând prezența documentelor secrete și nesecrete. Trebuie adăugat că primul grup include confidențial și completdocumente secrete. Conform metodei de înregistrare, se obișnuiește să se facă distincția între materiale sonore, scrise de mână, electronice, grafice, fotografice și de film și așa mai departe. Ultima grupare se mai numește și clasificarea documentelor după caracteristici.
Documente urgente și neurgente
Titlurile de valoare pot fi clasificate în urgente și neurgente. În funcție de etape, se obișnuiește să se distingă ciorne, extrase, originale (cu alte cuvinte, originale), precum și copii. Documentele cu caracter de stat sunt incluse într-o categorie separată. În conformitate cu legislația în vigoare, structurile autorizate emit instrucțiuni, ordine, instrucțiuni, ordine, rezoluții, decrete și decizii.
Documentație principală
Este recomandabil să luați în considerare separat o categorie destul de voluminoasă de documente primare. Aceasta include lucrări cu informații de bază obținute în procesul de cercetare, dezvoltare, observare și alte activități sociale. De remarcat faptul că documentația primară din departamentul de contabilitate se formează în timpul implementării operațiunilor de importanță economică. Acționează ca o dovadă sau o dovadă a anumitor fapte care au fost deja realizate. Grupul de documente sursă include, de exemplu, certificate, acte, facturi, mandate și așa mai departe. Pentru majoritatea dintre ele sunt aprobate formulare speciale unificate. De exemplu, până în prezent, au fost stabilite forme speciale de documente pentru contabilizarea operațiunilor comerciale, a mijloacelor fixe, a decontărilor în numerar și a forței de muncă.
Detalii document
Dacă nu există un formular unificat pentru o anumită lucrare, se formează un formular intern în companie. Cu toate acestea, în orice caz, anumite detalii trebuie să fie prezente acolo:
- Numele documentului.
- Data compilarii.
- Numele organizației.
- Esența operațiunii de importanță economică.
- Dispozitive de măsurare.
- Lista angajaților care acționează ca responsabili.
- Semnături personale ale angajaților autorizați.
Munca internă de birou
În conformitate cu instrucțiunile conducerii structurii și la inițiativa șefilor departamentelor independente, este relevantă elaborarea diferitelor prevederi. Această grupare de lucrări include acte standard și individuale. De menționat că conținutul acestuia din urmă se referă în primul rând la unități de management, departamente, ateliere care fac parte din structura organizatorică a companiei. Documentația tipică, de regulă, se referă la atelierele producției principale.
Trebuie să știți că proiectul de regulament este format de către antreprenor, după care este convenit cu departamentul juridic al companiei. Dacă apar obiecții sau comentarii, acestea sunt menționate pe o hârtie separată sau pe un al doilea exemplar al celui actual. Actul cheie de natură administrativă la întreprindere este ordinul directorului. Cu ajutorul acestui document se poate intocmi procedura de activitate a structurii, decizii si instructiuni, diverse tipuri de evenimente, rezultatele muncii sau rezultatele auditurilor.
Raport, notă explicativă și de service
Un memorandum este un document care precizează un anumit fapt sau problemă, concluzie sau propunere. Merită să știți că poate fi trimis conducerii organizației sau unei structuri superioare. Un memoriu trebuie înțeles ca un tip de scrisoare, una dintre formele corespondenței de tip intern într-o companie. De regulă, este trimis de la diviziile structurale la absolut orice destinatar al companiei. Excepția aici este îndrumarea directă. Trebuie avut în vedere faptul că o notă poate fi trimisă și de un anumit oficial al companiei. Documentul numit poate fi definit ca informativ, proactiv sau de raportare.
O notă explicativă ar trebui considerată ca o lucrare care servește drept explicație a conținutului anumitor prevederi ale actului principal (program, raport, plan). În plus, ea poate explica motivele neîndeplinirii instrucțiunilor din partea conducerii sau încălcării disciplinei.
Instrucțiuni
Instrucțiunile sunt în prezent clasificate în două grupuri. Documentele care sunt incluse în prima categorie reglementează procedura de realizare a unui anumit proces la o întreprindere, la care participă funcționari, divizii și așa mai departe. De remarcat că fișele postului (a doua grupă) sunt cele care determină drepturile, îndatoririle, responsabilitățile și funcționalitatea anumitor angajați. Aceste lucrări pot servi drept explicație a procedurii conform căreia trebuie executate instrucțiunile ordinelor și legilor (decrete, ordine etc.). Trebuie adăugat că fișele postuluipoate fi de durată fixă sau permanentă. Cu toate acestea, titlurile de valoare perpetue sunt oricum revizuite și revizuite la fiecare 3-5 ani.
Concluzie
Deci, am luat în considerare conceptul, principalele clasificări ale titlurilor de valoare și alte aspecte ale subiectului. În concluzie, trebuie menționat că astăzi munca de birou pe teritoriul Federației Ruse este o categorie destul de dezvoltată. În stadiul actual al vieții umane, această activitate include asigurarea formării competente și la timp a documentelor necesare, precum și organizarea muncii cu acte (și anume, primirea, transmiterea, prelucrarea, pregătirea, controlul, stocarea, înregistrarea, sistematizarea, pregătirea pentru arhivarea și distrugerea). Reglementarea tehnologiei de birou este implementată în conformitate cu o serie de domenii. Este recomandabil să se includă standardizarea, reglementarea legislativă, precum și formarea de acte juridice și de reglementare și metodologice de importanță națională.
Într-un fel sau altul, organizarea și evidența ulterioară necesită prezența obligatorie a unor abilități speciale și cunoștințe profesionale. Deci, pentru implementarea acestei lucrări în companii, sunt create departamente sau servicii adecvate. Este de remarcat faptul că, în firmele mici, secretarele sunt angajate în muncă de birou, iar angajații autorizați de șef sunt responsabili pentru starea documentelor întreprinderii. În orice caz, fiecare grupare de documente trebuie să-și aibă locul. De obicei, acestea sunt depozitate în dulapuri speciale ignifuge. ȘiÎn cele din urmă, angajații pot fi supuși unor măsuri disciplinare pentru păstrarea necorespunzătoare a evidenței. Acest lucru trebuie reținut atunci când aplicați cunoștințele în practică.
