Articolul oferă explicații pentru concepte precum documentația de intrare și de ieșire, fluxul de documente și structura acestuia, fluxul de documente, modul și ciclicitatea acestuia, documentația internă și externă. Sunt prezentate modalitățile de evidențiere a informațiilor necesare și de stocare a acestora în cazurile și arhivele curente în timpul muncii de birou.
Tipuri de fluxuri de documente
În această epocă a informației, este imposibil să ne imaginăm funcționarea oricărei structuri de producție, consum, reglementare sau distribuție fără documentare. Lucrul cu documentația din hârtia de informare și boom-ul electronic de astăzi devine din ce în ce mai complex. Purtătorii de informații se schimbă, oamenii care le prelucrează se schimbă, se schimbă domeniul legal de utilizare a informațiilor. Conceptul și structura fluxului de documente pot fi, de asemenea, modificate.
Documentul ca unitate de flux de documente
Un document este o informație înregistrată sub forma oricărui obiect material. Un document poate fi o fotografie, video, înregistrare audio, ca să nu mai vorbimsuport de hârtie și fișiere. Dar un document devine document doar dacă are o serie de cerințe necesare. Aceste cerințe se numesc detalii și sunt caracteristici obligatorii stabilite prin lege sau reglementări pentru anumite tipuri de documente. Pentru înregistrarea documentelor organizatorice și administrative, de exemplu, există GOST R 7.0.97-2016. Unul dintre cele mai importante detalii este data documentului (uneori chiar și ora).
Ce este fluxul de documente
Fluxul de documente este mișcarea documentelor între punctele de creare a informațiilor, punctele de procesare a informațiilor, punctele de stocare a informațiilor și utilizatorii direcți ai informațiilor. Fluxurile de documente sunt foarte diferite în ceea ce privește tipul de documente și conținutul acestora, modul și ciclicitatea, metodele de mișcare etc.
Fluxurile de documente dintr-o organizație (adică și întreprinderi) sunt împărțite în funcție de direcție în intrare și ieșire. Fiecare tip de flux trebuie separat unul de celăl alt pentru a evita erorile și confuzia în lucrul cu documente.
Fluxul de documente de intrare constă în documente care vin la organizație prin poștă, e-mail, aduse intenționat (prin curieri). Documentele de la intrare trebuie sortate, inutile - scoase la gunoi. Documentele necesare sau eventual necesare trebuie înregistrate în jurnale (hârtie sau electronice) indicând data primirii, denumirea documentului și detaliile acestuia (data documentului, numele expeditorului etc.), unitatea organizatorică către care documentul a fost trimis.
Fluxul de documente de ieșire constă din documente create șiemise sau prelucrate de organizație. Toate documentele de ieșire trebuie să aibă un număr de serie, sunt verificate pentru prezența detaliilor necesare și corectitudinea lor, trebuie înregistrate în jurnalele indicând data (de regulă, aceasta este data la care documentul a fost semnat), numărul de ieșire și codul departamentului care a pregătit documentul.
Dacă este imposibil să procesați imediat fluxul de documente (creșterea lui bruscă), este necesar să creșteți numărul de angajați care procesează documente pentru a evita erorile și întârzierile, care sunt adesea foarte costisitoare pentru organizație.
Tipurile de fluxuri de documente pot fi foarte diferite, totul depinde de tipul de activitate al organizației și de metodele de lucru ale acesteia.
Pentru organizațiile și întreprinderile mari, un flux de documente bine structurat este la fel de important ca și fluxul de materiale sau produse. Pentru fluxuri mari de documente, chiar și procesele tehnologice documentare sunt dezvoltate și aplicate.
Conceptul de fluxuri de documente externe și interne
Pe lângă informațiile primite și trimise într-o organizație, interne, de ex. informații create și utilizate numai în cadrul organizației în sine. Aceste informații pot avea un anumit grad de secret și să nu fie disponibile public chiar și în cadrul aceluiași departament. Schimbul de scrisori între departamentele aceleiași organizații nu este de obicei acceptat. Pentru comunicarea documentară se folosesc așa-numitele note de serviciu (rapoarte, note explicative, certificate) semnate de șefii de departamente. Pe lângă notele dinorganizațiile operează comenzi, instrucțiuni, certificate, documentație tehnică și alte documente.
Fluxul de documente interne din aceste motive trebuie să fie clar reglementat, astfel încât informațiile secrete să nu cadă în locuri publice, chiar și sub formă de fragmente sau părți. Prin urmare, informațiile din interior nu sunt destinate să depășească organizația și, uneori, dincolo de granițele unei unități. În acest caz, astfel de informații sunt transferate de la departament la departament numai cu permisiunea șefului de departament și sunt în mod necesar înregistrate în timpul transmiterii (chiar și către arhiva organizației) în reviste speciale care indică destinatarul și confirmă autoritatea acestuia de a primi (permisiunea de a lucra cu documente).
Parametrii fluxului de documente
Fluxul de documente este un sistem complex caracterizat de următorii parametri:
- conținut (sau ce funcții îndeplinește);
- structură;
- mod și ciclicitate;
- direcție;
- volum;
- altele.
Conținut sau funcționalitate
Acest parametru de flux de documente este o listă a documentelor utilizate de organizație și compoziția informațiilor conținute în aceste documente. Această valoare este constantă pentru un număr mic de organizații ale căror activități sunt foarte specifice și constante în timp (de obicei acestea sunt instanțe, arhive, registre și alte organizații non-producție). Pentru cele mai multe organizații, în special cele de producție, fluxul de documente este o valoare non-constantă care se schimbă înîn funcție de diverse schimbări: tip de activitate, parteneri, tehnologii, materiale, legislație și alte cerințe de schimbare a producției și schimbări temporare.
Structura fluxului de documente
Conceptul și structura fluxului de lucru pot fi descrise prin caracteristicile cu care este dată clasificarea documentelor și indexarea acestora, întregul sistem de orientare se formează în aparatul de referință al documentelor organizației. De obicei, o astfel de structură corespunde tipului și scopului fluxului de documente.
Mod și cicluri
Acești parametri determină modificările încărcăturii de informații primite în timp. Aceasta, de exemplu, este o creștere bruscă a volumului de muncă cu dosarele personale ale solicitanților unei instituții de învățământ în timpul campaniei de admitere sau cu documentele studenților în timpul sesiunilor și absolvirii.
Astfel de schimbări sunt legate de ritmurile interne ale organizației și sunt de obicei destul de previzibile și planificate.
Modificări în direcția fluxului de documente
Aceste modificări sunt legate de conținutul activității unității de procesare a informațiilor. Este vorba despre diferențe în modalitățile de înregistrare a documentelor, modalități de monitorizare a termenelor de executare a documentelor, modalități de familiarizare cu acestea și, mai ales, aprobarea și coordonarea diverselor documente. Schimbările în direcția fluxului de documente vor fi, de asemenea, influențate de schimbările interne în structura și direcția organizațiilor.
Volumul fluxului de documente
Volumul fluxului de documente este sumadocumente (atât originale, cât și copii), care pot fi exprimate atât prin numărul documentelor în sine, cât și prin numărul de foi, caractere, numărul de interpreți și persoane cu care documentul este convenit. De exemplu, numărul de organizații partenere cu care trebuie să conveniți asupra unui contract sau cu care trebuie să-l semnați.
Fluxul de lucru al organizației include numărul total de documente din toate fluxurile.
Îmbunătățirea activității cu fluxurile de documente în organizație
Pentru a îmbunătăți această activitate, este necesar să se studieze întregul proces de documentare, să se stabilească recomandări clare care să facă procesul competent din punct de vedere tehnologic: eliminarea dublarilor atunci când se lucrează cu documente, excluderea aprobării documentelor de către departamentele care nu au legătură cu acesta. Cu cât fluxul de documente este mai mare, cu atât aparatul administrativ al organizației este mai încărcat, sau cel puțin cea mai mare parte a acestuia.
Unul dintre principalele puncte de îmbunătățire a muncii personalului cu documente este nivelul de pregătire profesională a acestuia în toate etapele fluxului de documente, volumul optim de muncă al personalului, reglementarea clară a muncii cu câte un document în fiecare departament.
Reglementarea și standardizarea cu fluxuri mari de documente fac posibilă utilizarea mecanizării și automatizării biroului, reducând numărul de angajați care lucrează cu documente la numărul optim.
Din păcate, informațiile despre volumul fluxurilor de documente sunt de obicei subestimate din cauza metodelor contabile imperfecte.
De bazăcerințe de modernitate pentru fluxul de documente
- Regularitate. Orice congestie sau eșec în fluxul de informații în activitatea umană duce la perturbarea întregului sistem în ansamblu. O creștere a volumului documentelor trebuie luată în considerare și planificată în avans.
- Controlabilitate. Fluxul de informații poate și trebuie gestionat. Sistemul de birou trebuie să fie nu numai stabil, ci și flexibil în funcționare; personalul ar trebui să fie instruit universal în toate operațiunile de birou.
- Îmbunătățirea constantă a eficienței fluxului de lucru prin raționalizarea, mecanizarea și automatizarea muncii.
- Alcătuirea și actualizarea periodică a hărților rute-tehnologice ale deplasării documentelor cu indicații de termene, executanți etc.
- Standardizarea documentelor, metodele de prelucrare a acestora, arhivarea corectă, desemnarea locațiilor de stocare pentru fiecare document accelerează căutarea documentelor și lucrul cu acestea.
