Audit intern - ce este?

2024 Autor: Angel Austin | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 05:39

Controlul intern și auditul ar trebui să ocupe locul de mândrie în orice companie care are resurse limitate și nu dorește să dea faliment. În vastitatea Rusiei, acest aspect nu își pierde relevanța atât în plan legislativ, cât și instituțional și profesional. Deci, ce este o organizație de audit intern?

Confruntarea cu terminologia

Să fim atenți la conceptele de bază și în primul rând vom analiza ce este un audit intern. Această expresie este folosită pentru a desemna activități reglementate prin documente interne ale organizației pentru controlul diferitelor aspecte ale activității structurii și unităților de conducere, care se desfășoară de către reprezentanții organismului autorizat în cadrul stabilit.

Consumatorul final de informații poate fi un consiliu de administrație, o adunare generală a acționarilor sau ai membrilor unei companii, un organ executiv și așa mai departe.

Scopul urmărit este de a ajuta managementul să controleze eficient diferitele elemente ale sistemului. Sarcina principală -oferiți informații fiabile cu privire la diverse probleme care prezintă interes. Auditorii interni îndeplinesc funcții generale:

1. Evaluați caracterul adecvat al sistemului (sistemelor) de control. Aceasta înseamnă efectuarea de verificări a legăturilor, furnizarea de propuneri motivate și rezonabile menite să elimine deficiențele identificate, precum și pregătirea recomandărilor pentru creșterea eficienței managementului.
2. Evaluarea performanței. Presupune prezentarea de evaluări ale experților pentru diverse aspecte ale funcționării organizațiilor, precum și furnizarea de propuneri motivate în ceea ce privește îmbunătățirea acestora.

Diversitatea speciilor

Ce poate fi un sistem de audit intern? Evidențiați:

1. Auditul funcțional al sistemului (sistemelor) de management. Se realizează în scopul evaluării productivității și eficienței oricărei secțiuni a activității economice.
2. Audit interfuncțional. Evaluează calitatea îndeplinirii diferitelor sarcini, precum și interconectarea și interacțiunea din țară.
3. Auditul organizațional și tehnologic al sistemului/sistemelor de management. Este afișat în exercitarea controlului asupra diferitelor legături. Tot ce tine de management este de interes. O atenție deosebită este acordată raționalității tehnologice și/sau organizaționale.
4. Auditul activităților. Aceasta implică efectuarea unui sondaj obiectiv și o analiză cuprinzătoare a tuturor domeniilor de lucru și a proiectelor în derulare pentru a identifica oportunitățile de îmbunătățire. În afară de,se poate lansa verificarea elementelor care leaga organizatia de mediul extern. Exemplele includ conexiuni profesionale, imagine și altele asemenea. Aici, auditorii se confruntă cu problema de a găsi punctele forte și punctele slabe ale activității organizației și de a evalua stabilitatea poziției acesteia în sistemele de ordin superior și perspectivele de dezvoltare și creștere.
5. Dacă un audit este efectuat simultan pe cele patru puncte anterioare, atunci acesta este desemnat ca un audit cuprinzător al sistemului de management al organizației.
6. Verificarea conformității cu reglementările. În acest caz, se stabilește dacă sunt respectate legile, regulamentele și instrucțiunile organelor de conducere ale structurii organizatorice.
7. Verificarea adecvării. Implică exercitarea controlului asupra activităților funcționarilor în ceea ce privește raționalitatea, caracterul rezonabil, oportunitatea, utilitatea, validitatea deciziilor acestora.

Aspectul teoretic al construcției sistemului

Deci am luat în considerare punctele teoretice. Dar cum se formează serviciul de audit intern? Inițial, administrația dezvoltă politica și procedurile executabile ale companiei. Dar personalul nu le poate înțelege întotdeauna, de multe ori pur și simplu le ignoră, iar managerii uneori nu au suficient timp pentru a verifica și detecta neajunsurile în timp util. În acest scop este creat serviciul de audit intern. Sarcina lor este de a ajuta managerii în probleme de control, de a oferi protecție împotriva abuzului de birou și a erorilor, de a identifica zonele de risc și de lucru.asupra eliminării viitoarelor lipsuri sau neajunsuri. În plus, ele pot ajuta la identificarea și eliminarea punctelor slabe ale sistemelor de management. Toate acestea ar trebui discutate cu cele mai în alte autorități, pentru care se colectează informații.

Etape ale construirii unui sistem

Să spunem că trebuie să asigurăm un audit intern de în altă calitate și complet în întreprindere. Pentru a face acest lucru, ar trebui să organizați un proces în mai multe etape, care include următorii pași:

1. Analiza critică urmată de o comparație a obiectivelor economice definite anterior de funcționare a organizației, strategia și tactica structurii, cursul de acțiune adoptat, oportunitățile.
2. Dezvoltarea și apoi documentarea unui concept de afaceri îmbunătățit care reflectă toate nevoile și nevoile. De asemenea, ar trebui să prevadă un set de măsuri care să permită implementarea și dezvoltarea cu succes a acestuia în viitor. În plus, este necesar să acordați atenție celor mai importante puncte. Pentru aceștia se pot pregăti prevederi separate care afectează politicile de personal, contabilitate, aprovizionare, marketing, inovare, producție și tehnologie, financiare și de investiții. Acestea ar trebui să se bazeze pe o analiză profundă a fiecărui element și să aleagă cele mai potrivite opțiuni pentru organizație.
3. Analiza eficacității structurii actuale cu ajustarea ulterioară. Se elaborează o prevedere care afectează structura organizatorică, în care este necesară descrierea tuturor legăturilor organizaționale, indicându-se cele administrative, funcționale și metodologice.subordonare, domenii de activitate, funcții îndeplinite, reglementări ale relațiilor. De asemenea, este creată o schemă de flux de lucru.
4. Înființarea unei unități de audit intern.
5. Dezvoltarea procedurilor standard. Prevede crearea de instrucțiuni formale pentru controlul tranzacțiilor economice și financiare specifice. Acestea sunt necesare pentru evaluarea nivelului de calitate (fiabilitatea) informațiilor, managementul eficient al resurselor și eficientizarea relațiilor dintre specialiști.

De ce este necesar controlul intern și auditul?

Oportunitatea unei astfel de decizii poate fi exprimată în următoarele teze:

1. Permite organului executiv să asigure un control eficient asupra diviziilor individuale ale organizației.
2. Verificările și analizele direcționate efectuate de auditori fac posibilă identificarea rezervelor de producție și să pună bazele creșterii eficienței, precum și a celor mai promițătoare domenii de dezvoltare.
3. Specialisti pe umerii carora exercitarea controlului desfasoara adesea functii de consiliere in legatura cu serviciile contabile si financiare si economice, precum si functionari ai organizatiei principale, sucursalelor si filialelor acesteia.

În astfel de cazuri, de regulă, se utilizează o singură schemă generală pentru a asigura acoperire și eficacitate maximă. Arată cam așa:

1. Gama specifică de probleme care trebuie abordată de departamentul de audit intern este identificată și definită clar. Pentru ei se creează un sistem de scopuri, corespunzătorpolitica companiei.
2. Se determină principalele funcții necesare atingerii obiectivelor.
3. Combinând același tip de indicatori în grupuri și creând pe baza acestora unități structurale specializate în procesarea, implementarea și realizarea lor.
4. Se dezvoltă o schemă de relații care definește îndatoririle, drepturile și responsabilitățile. Acest lucru trebuie elaborat pentru fiecare unitate structurală, documentând rezultatul în regulamente și fișele postului.
5. Conexiunea tuturor elementelor sistemului într-un singur întreg. Determinarea statutului organizațional.
6. Integrarea departamentului de audit intern în alte părți ale structurii de management al întreprinderii.
7. Dezvoltarea standardelor interne de lucru.

După aceea, putem vorbi despre efectuarea unui audit intern.

Despre principii și cerințe

Ce trebuie făcut pentru a obține un sistem eficient? Pentru a face acest lucru, este necesar să se asigure respectarea următoarelor puncte:

1. Principiul responsabilității. Acesta prevede că, atunci când are loc un audit intern, persoana (grupul de persoane) care efectuează auditul trebuie să poarte responsabilitatea disciplinară, administrativă și economică pentru îndeplinirea necorespunzătoare a atribuțiilor sale.
2. Principiul echilibrului. Inextricabil legat de precedentul. Se precizează că auditorului nu i se pot atribui funcții de control fără a furniza mijloacele pentru a le îndeplini. De asemenea, nu trebuie emis nimic suplimentar care să nu fie folosit în activitatea de muncă.
3. Principiul raportării la timp a abaterilor. El spune că orice informație suplimentară dezvăluită în perioada în care se efectuează un audit intern ar trebui să fie transferată cât mai curând posibil către legătura de management. Dacă această cerință nu este îndeplinită și abaterile nedorite sunt exacerbate, atunci însuși sensul controlului se pierde.
4. Principiul corespondenței dintre sistemele gestionate și cele de guvernare. Acesta prevede că sistemul de control ar trebui să fie suficient de flexibil pentru a permite verificarea eficientă și adecvată a datelor.
5. Principiul complexității. Se spune că controlul intern și auditul cu drepturi depline ar trebui să acopere obiecte de diferite tipuri.
6. Principiul separării sarcinilor. Acesta prevede împărțirea funcțiilor între specialiști în așa fel încât să minimizeze abuzul de putere și să nu permită indivizilor să ascundă fapte problematice.
7. Principiul aprobării și permisiunii. Acesta prevede că trebuie asigurată coordonarea oficială a tuturor operațiunilor financiare și economice în curs de către funcționarii relevanți în competențele lor.

Cerințe de bază pentru succes

Am acoperit deja destul de bine auditul intern. Calitățile necesare pentru a crește nivelul de eficiență sunt:

1. Reclamație de încălcare. Prevăd necesitatea creării unor condiții specifice care să pună organizația sau angajatul acesteia (grupul lor) într-un dezavantaj și să stimuleze eliminarea abaterilor.
2. Evitarea concentrării prea mari a controalelor primare asupra unei singure persoane, ceea ce ar putea duce la raportări greșite și/sau abuz.
3. Necesită interesul administrației. Trebuie asigurată cooperarea echitabilă și reciprocă a funcționarilor de control și management.
4. Cerință pentru adecvarea (acceptabilitatea) metodologiei de control intern. Prevăd că scopurile și obiectivele trebuie să fie raționale și oportune, precum și repartizarea funcțiilor îndeplinite.
5. Cererea de îmbunătățire și dezvoltare continuă. În timp, chiar și cele mai avansate metode devin învechite. Prin urmare, sistemul trebuie să fie flexibil și adaptat noilor sarcini, chiar și cu ajustări.
6. Cerință de prioritate. Controlul asupra operațiunilor minore nu ar trebui să distragă atenția de la sarcinile cu adevărat importante.
7. Excluderea pașilor de control inutile. Este necesar să organizați activitățile rațional, fără a cheltui fonduri și forță de muncă suplimentare.
8. Cerință de responsabilitate unică. Cererea de acțiune și observație trebuie să provină dintr-un singur centru (individual sau grup specific).
9. Cerința de reglementare. Eficacitatea sistemului de supraveghere internă depinde direct de ce și câte probleme au fost prevăzute de documentația de reglementare.
10. Cerință pentru potențiala substituție funcțională. Dacă o entitate de control intern sa retras temporar din procesul de revizuire, acest lucru nu ar trebui să afecteze negativ procedurile sau să întrerupă activitățile.

Despre eficiență și eficacitate

Când comparăm auditul extern și cel intern, se formează două tabere semnificative, fiecare cu propria sa viziune asupra a ceea ce este cel mai potrivit. Ei își susțin pozițiile cu argumente destul de serioase. Astfel, un bun audit intern se poate baza pe cunoașterea mecanismelor interne din organizație și poate identifica multe puncte potențial periculoase sau promițătoare, în timp ce implicarea specialiștilor externi permite minimizarea simpatiei personale și asigurarea imparțialității auditului. În general, fiecare organizație, în funcție de circumstanțe, ia o decizie independentă cu privire la serviciile cui să folosească, dar este la latitudinea managerilor să îmbunătățească rezultatul muncii lor.

Cum să îmbunătățiți performanța controlului intern?

Toți ne dorim mai mult cu mai puține resurse. Este posibil să luăm în considerare procesul de audit intern și să creștem eficacitatea acestuia? Destul de. Ce trebuie făcut pentru asta? Cea mai simplă opțiune este de a dezvolta norme etice și standarde profesionale. Dacă sunt adecvate, atunci una dintre respectarea lor va permite obținerea unei calități ridicate a muncii.

În plus, conducerea superioară ar trebui să auditeze periodic sistemul de control intern. Ce ar trebui să facă inspectorii? Care este portretul lor ideal? Institutul Auditorilor Interni funcționează în Statele Unite din 1941. În Federația Rusă, această structură abia începe să apară, așa că folosim experiența colegilor străini. Institutul Auditorilor Internia emis o serie de documente de recomandare, în care pariul principal este pe:

1. Independență. Sunt implicate îndeplinirea imparțială a atribuțiilor lor și exprimarea unor judecăți obiective. În același timp, nu trebuie să vă bazați pe judecățile colegilor.
2. Obiectivitate. Acest punct decurge direct de la precedentul. Obiectivitatea necesită ca munca să fie făcută cu pricepere și integritate. Atunci când întocmește un raport, specialistul trebuie să separe clar faptele de speculații.
3. Fidelitate. Aceasta implică faptul că auditorii interni nu ar trebui să se implice cu bună știință în activități neadecvate sau ilegale care ar putea determina discreditarea rezultatelor.
4. Responsabilitate. Se presupune că specialistul trebuie să efectueze munca numai în limita capacităților și competenței sale profesionale. De asemenea, trebuie să fie tras la răspundere pentru acțiunile sale.
5. Confidențialitate. Trebuie avut grijă în utilizarea informațiilor accesate în timpul serviciului.

Exemplu final

Acesta este sfârșitul articolului. Ne-am uitat deja la ce sunt auditurile interne. Un exemplu va consolida cunoștințele acumulate. Să presupunem că avem o structură comercială. Brusc, începe să se înregistreze o scădere a veniturilor, deși volumul de muncă și cifra de afaceri nu s-au modificat. Pentru a afla motivul, începe un audit financiar intern. Inițial, există o cunoaștere a documentației care descrie mișcarea fondurilor,operațiuni și altele asemenea. Corectitudinea designului și absența semnelor de fals sunt în curs de studiu. Daca in acest caz nu s-a constatat nimic suspect, atunci auditul financiar intern trece la etapa de reconciliere a situatiei reale si a situatiei afisate in documentatie. De exemplu, verifică în depozit dacă materialele indicate, semifabricate, piese de echipamente există cu adevărat. Se acordă atenție și consumabilelor. Deci, dacă o mașină parcurge 100 de kilometri pe zi și în același timp reușește să cheltuiască 50 de litri de benzină, acest lucru ar trebui să fie suspect. Este necesar să se studieze cu atenție toate aspectele posibile ale apariției penuriei, deșeurilor și furtului. La finalizarea unui audit intern, documentația ar trebui să fie depusă prompt conducerii superioare pentru a preveni agravarea problemelor identificate și pentru a facilita adoptarea măsurilor corective adecvate prompte.