Design Organizational Structures este o metodologie pas cu pas care identifică aspectele disfuncționale ale fluxului de lucru, procedurilor și sistemelor, le realinează la realitățile și obiectivele actuale ale afacerii și apoi dezvoltă planuri pentru implementarea unor noi schimbări. Procesul are ca scop îmbunătățirea atât a aspectelor tehnice, cât și a celor de personal ale afacerii.
Pentru majoritatea companiilor, procesul de proiectare are ca rezultat o îmbunătățire mai mare a organizației, a rezultatelor (profitabilitate, servicii pentru clienți, operațiuni interne) și a angajaților care sunt împuterniciți și dedicați afacerii.
Marca distinctă a procesului de proiectare este o abordare cuprinzătoare și holistică a îmbunătățirii organizaționale care afectează toate aspectele vieții corporative, astfel încât să puteți obține următoarele beneficii atunci când dezvoltați metodologia potrivită:
- Serviciu excelent pentru clienți.
- Creșteți profitabilitatea.
- Scădere în funcționarecheltuieli.
- Eficiență îmbunătățită și durata ciclului.
- O cultură a angajaților dedicați și implicați.
- O strategie clară pentru gestionarea și dezvoltarea afacerii dvs.
Design se referă la integrarea oamenilor cu procesele, tehnologiile și sistemele de bază ale afacerii. O organizație bine concepută se asigură că forma companiei este în concordanță cu scopul sau strategia sa, face față provocărilor asociate cu realitățile afacerii și crește foarte mult probabilitatea ca eforturile colective ale oamenilor să aibă succes.
Pe măsură ce companiile cresc și provocările din mediul extern devin mai complexe, procesele de afaceri, structurile și sistemele care au funcționat odată devin bariere în calea eficienței, a serviciului clienți, a moralului angajaților și a profitabilității financiare.
Organizațiile care nu se actualizează periodic suferă de simptome precum:
- Flux de lucru ineficient, fără defalcări și pași cu valoare adăugată.
- Efort excesiv („nu avem timp să o facem corect, dar avem timp să o facem din nou”)
- Lucrare fragmentată, cu puțină atenție pentru binele mai mare.
- Lipsa de cunoștințe și orientare către client.
- Lipsa de responsabilitate ("Nu este treaba mea").
- Acoperiți și blamați în loc să identificați și să rezolvați problemele.
- Întârzieri în luarea deciziilor.
- Oamenii nu au informațiile sau autoritatea pentru a rezolva probleme.
- Managementul, nu prima linie, este responsabil pentru rezolvarea problemelor atunci când lucrurile merg prost.
- Este nevoie de multeste timpul să faci ceva.
- Sistemele sunt prost definite sau întăresc comportamentul inadecvat.
- Neîncredere între lucrători și conducere.
Metode utilizate
Este important să luați în considerare faptul că sunt implicate diferite sisteme de interacțiune. În timp ce procesul de proiectare a structurilor organizaționale este adaptabil la dimensiunea, complexitatea și nevoile oricărei firme, nu se limitează la cerințele interne ale managementului superior. Fiecare cale de soluție este elaborată individual. Sistemul în sine se bazează pe următoarele metode, care vor fi enumerate mai jos.
1. Carta procesului de planificare
Ca directori seniori, v-ați reunit pentru a discuta despre rezultatele actuale ale afacerii, starea companiei, cerințele de mediu și necesitatea de a începe un astfel de proces. Care sunt următoarele acțiuni? Stabiliți o carte pentru procesul de proiectare organizațională. Include „motivul schimbării”, rezultatele dorite, domeniul de aplicare, alocarea resurselor, calendarul, participarea, strategia de comunicare și alți parametri care vor ghida proiectul.
Din când în când, managementul poate trece fie printr-un proces de planificare strategică, fie printr-un proces de dezvoltare a echipei înainte de a începe o inițiativă de schimbare a proiectului, în funcție de cât de clar își înțeleg strategia și cât de bine lucrează împreună ca o echipă.
2. Dezvoltare de noi politici
Echipa de management (sau alții care au fost invitați să participe la proces) privesc înainte și proiecteazăstructuri care includ recomandări pentru un „viitor ideal”. La acest nivel, pașii din acest proces includ:
- Determină-ți principiul principal de organizare.
- Optimizarea proceselor de bază de afaceri care au ca rezultat venituri sau rezultate pentru clienți.
- Documentarea și standardizarea procedurilor.
- Organizarea oamenilor în jurul proceselor de bază. Determinarea numărului de personal necesar pentru activitatea principală.
- Definește sarcini, funcții și abilități. Care sunt valorile de performanță pentru fiecare funcție de echipă? Cum sunt judecați și trași la răspundere?
- Identificați nevoile de echipamente, aspect și personal pentru diferite echipe și departamente din cadrul organizației.
- Definește resursele de asistență (finanțare, vânzări, personal), misiunea, personalul și unde ar trebui să fie amplasate.
- Definiți o structură de guvernanță care oferă sprijin strategic, de coordonare și operațional.
- Îmbunătățirea sistemelor de coordonare și dezvoltare (angajare, formare, remunerare, schimb de informații, stabilire de obiective).
La un moment dat, procesul de proiectare se transformă în planificarea tranziției, pe măsură ce sunt stabilite date critice de implementare și sunt create planuri de acțiune specifice pentru implementarea noului proiect.
Și o parte cheie a acestui pas este comunicarea progresului altor membri ai organizației. A fost elaborat un plan de comunicare care educă oamenii despre ceea ce se întâmplă. Educația aduce conștientizare și incluziunedin fiecare - până la începutul obligațiilor.
3. Implementarea proiectului
Acum sarcina este de a aduce proiectul la viață. Metodele de proiectare a structurilor organizatorice ar trebui să includă întotdeauna elemente de implementare. Fără ele, sarcinile nu vor rula. Oamenii sunt organizați în grupuri naturale de lucru care învață noul plan, abilitățile de echipă și formarea de grupuri de inițiativă. Sunt explorate noi roluri de muncă și se stabilesc noi relații în interiorul și în afara unității.
Echipamentele și mijloacele tehnice sunt reamenajate. Au fost modificate și ajustate sistemele de remunerare, sistemele de îmbunătățire a performanței, schimbul de informații, sistemele de luare a deciziilor și de management. Unele dintre acestea se pot face rapid. Unele companii pot solicita mai multe detalii și pot fi implementate pe o perioadă mai lungă de timp.
Regulament
Metodele de proiectare organizațională îndeplinesc diverse funcții de afaceri. Sunt concepute pentru a satisface motive specifice. De asemenea, trebuie depuse eforturi pentru a alinia structura organizațională la nevoile în schimbare. Un sistem bun nu numai că facilitează comunicarea, dar aduce și eficiență în diferite segmente. Prin urmare, atunci când dezvoltați, este important să acordați atenție principiilor.
1. Încurajarea eficienței
Proiectarea structurii organizatorice a unei întreprinderi include câteva elemente pozitive pentru angajați. Ca răspuns, puteți obține un răspuns pozitiv de la angajați. Scopul principal al structurii organizatorice este de a aduce eficienta diferitelor functii. Munca sistematică nu va lăsa nimic la voia întâmplării și fiecare acțiune va fi coordonată pentru a o îndeplini la maximum.
Membrii unei organizații se străduiesc să maximizeze producția de bunuri și servicii din resursele date. Se fac eforturi pentru un efort sistematic, rațional și coordonat de control al diferitelor deșeuri și pierderi. Au fost dezvoltate diverse modele organizatorice pentru a asigura eficiența operațiunilor. Sunt hotărâți să-și atingă obiectivele.
2. Comunicare
Proiectarea structurii organizatorice a unei întreprinderi include momentul creării de contacte în toate departamentele. Comunicarea este problema numărul unu în fiecare organizație. O structură bună oferă un canal adecvat de comunicare între indivizii care lucrează într-o organizație. Relațiile de raportare stabilite, precum și ierarhia celor care raportează, sunt de asemenea indicate într-o structură bună. Este nevoie de un proces de comunicare orizontal, vertical și lateral, iar acest lucru se realizează printr-o structură bine planificată.
3. Utilizarea optimă a resurselor
Alocarea corectă a resurselor ajută și la utilizarea lor optimă. Proiectarea structurii organizatorice a organizației acordă un loc mai important activităților pentru atingerea scopurilor comune. Evenimentele sunt plasate în funcție de importanța lor în sistem și se fac recomandări adecvate pentru alocarea resurselor. Alocarea optimă a activelor este esențială pentru creșterea afacerii.
4. Satisfacția muncii
Bineproiectarea structurii organizatorice a unei organizații asigură că îndatoririle și responsabilitățile diferitelor persoane care lucrează în afacere sunt repartizate clar. Locurile de muncă sunt distribuite în funcție de cunoștințele, experiența și specializarea lor. Oamenii au șansa de a-și explica munca. Când oamenii pot lucra în anumite limite, va exista satisfacție profesională.
5. Gândire creativă
Principiile de proiectare a structurilor organizatorice pot include elementul să-și planifice și să își desfășoare activitatea în mod liber. Acesta permite individului să gândească și să dezvolte modalități noi și mai bune de a îndeplini sarcinile pe care le are la îndemână. Structura organizatorică încearcă să plaseze oamenii în locurile în care sunt cel mai potrivit. Mulți oameni au contribuit la dezvoltarea gândirii manageriale prin creativitatea lor într-o anumită parte a companiei.
6. Ușurință de administrare
Principiile proiectării structurilor organizatorice se bazează și pe optimizarea acestui proces. Sunt mulți oameni care lucrează în afacere. Funcția lor trebuie definită și responsabilitățile atribuite conform cerințelor organizației. O structură bună va ajuta la stabilirea relațiilor între oamenii care lucrează în diferite poziții. Sistemul organizațional este mecanismul prin care managementul direcționează, coordonează și controlează activitățile diferitelor persoane.
O structură bine gândită va ajuta atât managementul, cât și conducerea afacerii. Este garantat că nicio activitate nu este lăsată nesupravegheată și munca este distribuită înconform capacităţilor persoanelor care o desfăşoară. Pașii bine gândiți de proiectare organizațională sunt de mare ajutor pentru un management bun. Luați în considerare.
Etape de proiectare
Sistemul creat trebuie să îndeplinească cerințele afacerii. Acest lucru ar trebui să asigure că forța de muncă este utilizată în mod optim și că diferitele funcții trebuie îndeplinite corespunzător. Sunt necesare relații armonioase între oameni în diferite poziții. Proiectarea structurală este o sarcină importantă care trebuie luată în considerare cu atenție. Mai jos vor fi enumerate principalele puncte pe care se elaborează o planificare completă.
Pasul 1: definirea activităților
Trebuie definite acțiunile care trebuie întreprinse pentru atingerea obiectivelor firmei. De asemenea, este necesar să se definească funcțiile care trebuie îndeplinite pentru atingerea diferitelor obiective și acțiunile asociate acestor funcții. Fără această etapă de proiectare a structurii organizaționale, managerii nu vor putea obține rezultatul dorit.
Activitățile principale sunt împărțite într-un număr de subtipuri ale fiecărei industrii. La definirea speciilor, trebuie avut în vedere că niciuna dintre ele nu a scăpat de dublarea activităților, iar diferitele funcții sunt îndeplinite în mod coordonat.
Pasul 2: Gruparea activităților
Activitățile strâns legate și similare sunt grupate pentru departamente și industrii. Coordonarea între activități poate fi realizată doar printr-o acumulare adecvată. Vizualizări grupateactivitățile pot fi repartizate pe diferite posturi. Oferirea de instrucțiuni indivizilor creează autoritate și responsabilitate. Acest factor în proiectarea structurilor organizaționale vă permite să creșteți importanța unui anumit angajat. Autoritatea este delegată nivelurilor inferioare ale diferitelor departamente și sunt stabilite responsabilități.
Etapa 3: Delegarea autorității
Delegarea este un proces administrativ în care oamenii fac ceva diferit făcându-i responsabili. Atunci când într-o organizație sunt create diferite locuri de muncă, acelor indivizi li se atribuie un loc de muncă. Pentru a face treaba, ai nevoie de autoritate. Autoritățile sunt delegate unor persoane diferite, în conformitate cu repartizarea responsabilităților. Etapa finală a proiectării structurii de management organizațional ar trebui să reflecte în mod clar acest lucru. În procesul de atribuire a sarcinilor, se creează autoritate în organizație, un sistem care determină cine va interacționa oficial cu cine.
Caracteristicile unui sistem bun
Proiectarea unei structuri organizatorice sugerează că dispozitivul creat trebuie să răspundă diferitelor nevoi și cerințe ale companiei. Trebuie avut în vedere faptul că fiecare companie are propria sa formă unică de management. Dacă luăm în considerare caracteristicile în ansamblu, rezumând, acestea vor arăta ca următorul.
1. Ștergeți linia de autoritate
Bazele proiectării structurilor de guvernanță organizațională încep cu crearea unei ierarhii de bază. Trebuie să existe o linie clară de autoritate de sus în jos. Transferul de autoritate ar trebui să fie efectuat în etape și în conformitate cu natura muncii atribuite. Toate înorganizațiile trebuie să aibă o înțelegere completă a muncii și a autorității delegate unei anumite persoane. În absența acestei clarități, vor exista confuzii, dispute și conflicte.
2. Delegare adecvată de autoritate
Sarcinile de proiectare a structurilor organizatorice includ în plus o distribuție competentă a responsabilităților. Delegarea de autoritate trebuie să fie în concordanță cu responsabilitatea stabilită.
Dacă nu există suficientă putere pentru a primi sarcina atribuită, sarcina nu va fi finalizată. Uneori, managerii atribuie sarcini subordonaților fără a le acorda autoritatea corespunzătoare, indicând o lipsă de luare a deciziilor din partea lor. Misiunile neadecvate vor crea probleme subordonaților, deoarece este posibil să nu poată îndeplini cerințele stabilite.
3. Mai puține niveluri de management
Elementele de proiectare ale unei structuri organizaționale ar trebui să evite modelele complexe. Pe cât posibil, este necesară reducerea, dar în limite rezonabile, a nivelurilor de management. Cu cât numărul acestor niveluri este mai mare, cu atât este mai mare întârzierea accesului. Transferul deciziilor de sus în jos va dura mai mult.
În mod similar, informațiile de la nivelurile inferioare vor dura mult pentru a ajunge la vârf. Numărul de niveluri de management depinde de natura și amploarea operațiunilor. Nu poate fi specificat un număr specific de structuri pentru fiecare problemă, dar trebuie depuse eforturi pentru a le menține la minimum. Această optimizare va reduce costuriletimp.
4. Interval de control
Procesul de proiectare a structurilor de guvernanță organizațională ar trebui să includă și funcții de supraveghere. Gradul de supraveghere se referă la numărul de persoane pe care un manager le poate supraveghea direct. O persoană ar trebui să urmărească doar numărul de subordonați cu care poate comunica direct.
Numărul de persoane care urmează să fie supravegheate nu poate fi setat universal, deoarece va depinde de natura lucrării. Trebuie depuse eforturi pentru a menține sub supraveghere un grup bine gestionat, altfel vor exista ineficiență și performanță slabă.
5. Simplitate și flexibilitate
Abordările privind proiectarea structurilor organizaționale nu ar trebui să devină complicate. Nu ar trebui să adăugați niveluri inutile de control. O structură bună ar trebui să evite ambiguitatea și confuzia. De asemenea, sistemul trebuie să fie flexibil pentru a se adapta nevoilor în schimbare.
Poate avea loc extinderea sau diversificarea, ceea ce ar necesita o reclasificare a atribuțiilor și responsabilităților. Structura organizatorică trebuie să fie capabilă să încorporeze noi schimbări fără a ajusta elementele de bază. Acest lucru vă va permite să nu modificați toate prevederile introduse anterior.
Elemente de bază
Analiza de design organizațional ar trebui să arate strategia de implementare a talentelor companiei. Dacă această implementare atinge obiectivul de afaceri depinde în parte de puterea întregului sistem intern. Designul organizațional creează relații de lucru între oameni, stabilește limite de responsabilitate șistabilește cine este responsabil față de cine.
Există mai multe moduri de a structura o companie. Principiile corecte pentru proiectarea structurilor de management organizațional provin din nevoile și aspirațiile firmei. Pe baza acestui fapt, ei promovează oamenii potriviți.
1. Strategie
Cea mai bună abordare a designului organizațional ține cont de planurile strategice ale companiei. Astfel de activități, între timp, decurg din viziunea companiei. Misiune - motivul existenței unei afaceri - scopul acesteia.
Viziunea este cea mai mare realizare a companiei, implementarea sarcinilor stabilite. Toată strategia încearcă să realizeze viziunea, iar structura organizațională trebuie să susțină aceste eforturi. De exemplu, o companie care a decis să se extindă pe piețele externe se poate consolida în divizii geografice. Schimbările de strategie necesită un design structural actualizat
2. Factori de mediu
Mediul de afaceri în care lucrează angajații nu poate fi ignorat de designerii organizaționali. Un sistem imprevizibil, în schimbare rapidă, necesită flexibilitate, adaptabilitate și cooperare între agenții.
Într-o astfel de situație, proiectarea structurii organizatorice a conducerii unei întreprinderi de tip mecanic va restrânge dexteritatea și receptivitatea personalului. În schimb, dezvoltatorii pot construi un sistem organic, orizontal, care nivelează nivelurile de guvernare și descentralizează luarea deciziilor. În același timp, un mediu stabil permite utilizarea controalelor, sarcinilor bine definite și autorității centralizate într-o structură mecanică.cu nivelurile sale verticale de creștere a puterii.
3. Dimensiunea companiei
Afacerile mici cu puțini oameni au adesea roluri diferite, sunt informale și nu scriu multe reguli. Întrucât compania apare organic, ar fi o greșeală să încercăm să-i impunem o structură formală, mecanicistă. Proiectarea structurii și sistemului organizațional în acest caz nu ar trebui să includă elemente imperative și conservatoare ale desfășurării activităților interne.
Aceasta ar fi o acțiune inutilă. În plus, birocrația inutilă poate interfera cu operațiunile. Organizațiile mari au nevoie de mai mult control și supraveghere. O structură mecanică creează responsabilitate și responsabilitate clare și, prin urmare, este potrivită pentru companiile cu un număr mare de angajați.
4. Vârsta companiei
La începutul vieții unei companii, dimensiunea sa redusă oferă calități structurale organice care promovează flexibilitatea și agilitatea. Pe măsură ce firma se dezvoltă și se extinde, începe:
- mecanizați adăugând reguli, politici și proceduri;
- setează obiective clar definite;
- implementează sisteme extinse de control intern și lanțuri de comandă.
Pe scurt, maturitatea generează birocrație. Cu cât compania este mai veche, cu atât este mai probabil ca sistemul intern să devină greu de manevrat, creând o barieră în calea inovației, a adaptabilității și a răspunsurilor rapide. Procesul de proiectare organizațională trebuie să țină cont de măsura în care vechea companie trebuie să se restructureze pentru a-și reducesistem mecanizat. În caz contrar, pot apărea probleme serioase de conducere și de personal.
Proiecte structurale
Desenele structurale au avantajele și dezavantajele lor, așa că designerii trebuie să ia în considerare cu atenție fiecare pas. Două teme comune aici sunt diviziunile funcționale și diviziunile. Structura funcțională creează departamente în funcție de activități precum producție, marketing și finanțe.
Activitățile grupate cresc eficiența, dar pot crea bariere între departamente. Structura diviziei grupează oamenii în funcție de produs, client sau locație geografică, creând efectiv companii mici cu propriile capacități de marketing, financiare și de producție. Acest lucru menține departamentele concentrate și receptive, dar dublează activitatea de afaceri între departamente și în cadrul companiei în ansamblu.
Schema tip de control
Organigrama este o reprezentare vizuală a unui tip formal de design. Planul arată structura organizației, relațiile și nivelurile relative de poziții în fiecare industrie. Ajută la organizarea locului de muncă, subliniind direcția de control pentru subordonați.
Chiar și o afacere mică cu o singură persoană poate folosi un fel de organigramă pentru a vedea ce funcții trebuie făcute. O astfel de planificare și viziune structurează munca și ajută la realizarea tuturor sarcinilor și la rezolvarea problemelor de comunicare emergente.probleme.
Organigramele oferă următoarele beneficii:
- Comunicați în mod eficient informații despre organizație, despre servicii și despre companie.
- Permite managerilor să ia decizii privind resursele, să ofere o bază pentru managementul schimbărilor și să comunice informații operaționale în întreaga organizație.
- Totul până la afacere ar trebui să se întâmple într-un mod transparent și previzibil.
- Oferă un înlocuitor rapid pentru ierarhiile formale de afaceri.
- Spune tuturor din organizație cine este responsabil pentru ce și cine raportează cui.
Există, desigur, câteva restricții privind vizualizările de design organizațional:
- Sunt statice și inflexibile, adesea învechite pe măsură ce firmele se schimbă și trec prin faze de creștere.
- Nu ajută la înțelegerea a ceea ce se întâmplă cu adevărat într-o organizație informală. Realitatea este că organizațiile sunt adesea destul de haotice.
- Nu pot face față schimbării granițelor firmei din cauza externalizării, tehnologiei informației, alianțelor strategice și economiei de rețea.
În primele etape, o afacere poate decide să nu stabilească o structură organizatorică formală. Cu toate acestea, firma trebuie să existe chiar și fără un plan clar definit pentru ca cursul de dezvoltare să aibă succes. Majoritatea întreprinderilor mici consideră că organigramele sunt utile, deoarece ajută proprietarul sau managerul să urmărească creșterea și schimbarea în fiecare industrie și direcție.
Concluzie
Această abordare de proiectare duce la îmbunătățiri semnificative ale calității, serviciului clienți,timpul ciclului, reducerea cifrei de afaceri și absenteismului, creșterea productivității de la 25 la cel puțin 50%. Vestea bună este că planul poate fi utilizat pentru aproape orice tip și dimensiune de afaceri. Perioada de timp necesară pentru finalizarea proiectului variază în funcție de natura, dimensiunea și resursele firmei. Proiectele mari și complexe pot fi finalizate în câteva zile. Firmele mici necesită mult mai puțin timp și resurse.
