Asigurarea funcționării eficiente a oricărei întreprinderi este asociată cu organizarea corectă a fluxului de documente. De importanță nu mică este controlul asupra termenelor de executare a documentelor. Cert este că atât angajații obișnuiți, cât și șefii de departamente poartă responsabilitatea pentru rezolvarea la timp și corectă a problemelor cuprinse în documente. Apoi, luați în considerare care sunt termenele limită pentru executarea documentelor.
Informații generale
Termenele de executare a documentelor sunt stabilite prin regulamente, rezoluții sau acte organizatorice și administrative.
Disponibilitatea unui sistem de informații și referințe la întreprindere oferă o căutare rapidă a documentelor înregistrate după orice semn. În special, în timpul înregistrării, în baza de date sunt introduse detaliile de bază ale documentelor: numere de intrare/ieșire, informații despre expeditor și destinatar, data scadenței etc.
Clasificare
Există termeni individuali și standardexecutarea documentelor. Acestea din urmă sunt determinate de lege. Acestea includ, în special, termenele limită pentru îndeplinirea instrucțiunilor de la Guvern, șefii structurilor executive federale, anchete parlamentare, contestații civile, rezoluții/decizii ale organelor de conducere ale organizațiilor comerciale și așa mai departe..
Termenele individuale de executare a documentelor se stabilesc, de regulă, direct în textele acestora sau printr-o rezoluție. Astfel de indicații sunt prezente, în special, în documentele de reglementare și administrative, rapoarte statistice și alte rapoarte.
Termenele de executare a documentelor pot fi stabilite de către conducător oral.
Regulamente
În prevederile prezentului regulament, termenele de executare a documentelor variază în funcție de tipurile acestora.
De exemplu, instrucțiunile marcate cu „urgent” trebuie executate în termen de trei zile de la data semnării. Vă rugăm să rețineți că numărătoarea inversă nu începe de la data primirii lucrării, ci de la data semnării.
Dacă există o indicație „prompt”, atunci nu sunt alocate mai mult de 10 zile pentru executarea documentului.
Dacă nu este specificat, perioada de executare a ordinului nu este mai mare de o lună.
Modificări ale datei
În practică, adesea apar situații când, din motive obiective, este imposibil să executați un document la timp. În acest sens, întreprinderea trebuie să aprobe procedura de modificare a perioadei de punere în aplicare a anumitor acte. Trebuie remarcat faptul că aplicarearegulile sunt necesare, dacă este posibil, numai în cazuri excepționale.
Decizia de modificare a termenului de executare a unui document poate fi luată numai de angajatul care l-a stabilit inițial. Regulile comerciale actuale nu definesc limite minime și maxime de transfer. Prin urmare, conducerea întreprinderii trebuie să le stabilească în mod independent pe baza cerințelor de rezonabilitate și validitate.
Conform regulilor generale adoptate în practică, este permisă o majorare a perioadei cu cel mult 3 zile. În acest caz, inițiativa ar trebui să vină de la angajatul căruia i s-a încredințat sarcina. Acesta trebuie să justifice și să convină asupra modificării termenului de executare a documentului cu conducerea.
Comanda de transfer
Orice acțiuni legate de modificarea termenului de executare a unui document trebuie consemnate în actele relevante.
Transferul perioadei trebuie justificat. Pentru aceasta, persoana interesată poate face una dintre următoarele propuneri:
- La amânarea termenului limită cu justificarea motivelor pentru care documentul nu poate fi executat în termenul specificat.
- Cu privire la implicarea co-executorilor în cazul în care persoana nu are suficientă autoritate pentru a pune în aplicare ordinul.
- La numirea altor interpreți.
Ar trebui spus că interpretul trebuie să acționeze rapid. Nu contactați conducerea cu 2-3 zile înainte de sfârșitul termenului limită.
Operațiuni de control
Monitorizarea respectării termenelor limităsarcinile includ:
- Repararea în timpul înregistrării tuturor documentelor și comenzilor conducerii companiei.
- Verificarea livrării sarcinilor către executanți la timp.
- Memento angajaților și șefilor de departamente cu privire la termenele limită viitoare sau la expirarea acestora.
- Introducerea în formularele de înregistrare a informațiilor despre transferul ordinelor de la un executor la altul, modificarea perioadei alocate pentru executarea sarcinilor.
- Sesizarea managerilor despre procesul de executare a documentelor.
- Introducerea de informații despre comenzile finalizate în formularele de înregistrare, eliminarea sarcinilor de sub control.
- Formarea referințelor analitice și a rapoartelor privind controlul timpului.
Nuances
Toate actele care necesită executare și răspuns ar trebui puse sub control. În actele administrative, deciziile fac obiectul monitorizării. În același timp, fiecare element conținut în ele (adică fiecare sarcină, sarcină) este pus sub control.
Secretarul șefului trebuie să controleze executarea ordinelor verbale ale șefului.
Sistem de monitorizare automată
Recent, multe întreprinderi folosesc programe de calculator și baze de date în munca lor. Sistemele automatizate facilitează foarte mult activitățile organizațiilor, economisesc timp angajaților.
La înregistrarea documentelor, controlul se efectuează automat la completarea coloanei „Data scadentă”. În același timp pe mine însumidocumentul poate fi ștampilat la acceptarea lui pentru control. Prezența sa este mai necesară pentru interpret.
Pentru a asigura controlul curent, angajații responsabili zilnic, de obicei la începutul zilei, verifică lista documentelor, al căror termen de execuție expiră în ziua respectivă. În întreprinderile care utilizează un sistem intern de e-mail, avertismentele despre perioadele de expirare sunt trimise la computerul interpretului într-o manieră automată. De asemenea, puteți seta software-ul să imprime automat hârtiile corespunzătoare.
Finalizarea sarcinilor pe termen lung
Controlul executării documentelor care conțin instrucțiuni complexe se realizează în etape. Include monitorizarea curentă, preventivă și de urmărire.
Controlul actual a fost deja discutat mai sus. Monitorizarea preventivă se realizează pe documente, termenul pentru care expiră în 2-3 zile. În consecință, angajatul mai are timp să finalizeze sarcina.
Comanda este eliminată de sub control după executarea sa. Se poate exprima prin întocmirea și trimiterea unui răspuns, primirea confirmării documentate etc. Rezultatul execuției se consemnează în fișa de înregistrare. Mai indică data executării, numărul cauzei în care este depusă lucrarea.
Control final
Se asigură, de regulă, la întreprinderile mari. Monitorizarea finală este efectuată de către angajații responsabili cu monitorizarea executării instrucțiunilor, sau secretari.
De obicei, compania stabilește frecvența monitorizării. Monitorizarea poate fi efectuată în fiecare lună, trimestru sau săptămână. De fapt, controlul final este o evaluare a disciplinei de performanță la întreprindere și în diviziile sale structurale.
FZ № 229
Una dintre formele de protecție a intereselor subiecților este procedurile judiciare. În practică, cele mai frecvente revendicări sunt considerate a fi declarații prin care se solicită acordarea de despăgubiri pentru anumite încălcări ale drepturilor. Astfel de proceduri se încheie cu proceduri de executare.
După intrarea în vigoare a hotărârii asupra cauzei, solicitantului i se eliberează acte executive. Termenul de îndeplinire a cerințelor pentru acestea este stabilit de angajații FSSP (executorii judecătorești).
În Partea 1 30 a Articolului FZ Nr. 229, se prevede că temeiul declanșării procedurii este actul executiv și declarația reclamantului. Aceste lucrări se prezintă la locul aplicării măsurilor coercitive prevăzute de lege, determinate în conformitate cu prevederile art. 33 din actul normativ menționat.
Termenul limită pentru depunerea unui document spre executare este de 3 zile de la data depunerii la divizia FSSP. Un IL (ordin executiv) care conține o cerere de returnare a unui copil transferat sau deținut ilegal în Federația Rusă, pentru exercitarea drepturilor de acces în legătură cu acesta, în conformitate cu un tratat internațional, precum și o cerere de căutare; este transmis executorului judecătoresc cel târziu în ziua următoare după intrarea în FSSP.
Inițierea procedurii sau refuzul de a face acest lucruemis prin decret. Se eliberează în termen de 3 zile de la data primirii materialelor de către executorul judecătoresc.
Dacă IL trebuie executat imediat, după ce este acceptat în unitatea FSSP, acesta este transferat unui angajat a cărui autoritate se extinde până la locul execuției. Dacă lipsește, un alt executor judecătoresc primește materialele. În acest caz, decizia de a deschide producția sau de a o refuza trebuie luată în cel mult o zi de la intrarea în Serviciu.
Dacă titlul executoriu a intrat pentru prima dată în FSSP, executorul judecătoresc stabilește termenul pentru executarea voluntară a titlului executoriu. Perioada relevantă este indicată în rezoluția de deschidere a procedurii. Totodată, executorul judecătoresc este obligat să avertizeze debitorul cu privire la posibilitatea aplicării măsurilor coercitive după expirarea termenului alocat executării voluntare. Debitorului i se anunță, de asemenea, că i se vor percepe costurile pentru efectuarea acțiunilor prevăzute la articolele 112 și 116 din Legea federală nr. 229, precum și un comision de execuție.
Termenul pentru executarea voluntară a actului executiv, în conformitate cu Partea 12 a art. 30 este egal cu cinci zile. Calculul începe de la data primirii de către debitor a rezoluției. În cazul sustragerii de la îndeplinirea cerințelor, persoana obligată este înștiințată de începerea procesului de executare. Legislația prevede, de exemplu, măsuri precum confiscarea bunurilor cu vânzarea ulterioară a acesteia.
